Nezáleží na tom, kolik jste utratili za pojištění různých aspektů svého podnikání; stále potřebujete plán kontinuity podnikání.
Plán kontinuity podnikání vám usnadní zvládnutí katastrofy a opětovné uvedení do provozu v případě neočekávané nešťastné události. Když je zaveden plán kontinuity podnikání, nemuseli byste v případě katastrofy hodně ztratit, pokud jde o potenciální firmy, zákazníky a zaměstnance. Byli byste schopni pokračovat v podnikání znovu, jako by se nic nestalo.
Plán kontinuity podnikání je jednou z nejlevnějších forem pojištění, které může společnost mít, protože by vás to nic nestálo. Mnoho společností však bohužel dává přednost tomuto důležitému aspektu a obvykle se neobtěžují, dokud nebude příliš pozdě. Chcete-li rozvinout svůj vlastní plán kontinuity podnikání, uvádíme několik položek v kontrolním seznamu, které byste měli zahrnout.
Psaní plánu kontinuity podnikání - vzorová šablona / kontrolní seznam
1. Uveďte cíle a cíle plánu
Nejprve musíte jasně analyzovat svůj důvod pro vytvoření plánu kontinuity podnikání a cíle, kterých chcete dosáhnout. Vaším hlavním cílem při vytváření plánu kontinuity podnikání je samozřejmě pomoci vaší společnosti co nejrychleji se odrazit v případě katastrofy. Měli byste to uvést v plánu kontinuity podnikání (BCP), jakož i povahu potenciálních katastrof.
2. Záložní personál
Dále byste měli vytvořit seznam pracovníků, kteří budou mít na starosti rozhodování nebo plnit důležité role v případě katastrofy. Některé pracovní funkce jsou příliš důležité na to, aby z jakéhokoli důvodu zůstaly prázdné, protože jejich uvolnění může vést k dalším problémům pro další existenci společnosti. Měli byste takové pozice určit a vytvořit seznam osob, které by tyto pozice obsadily, spolu s jejich kontaktními adresami, e-mailovými adresami a telefonním číslem a všemi dalšími nezbytnými kontaktními informacemi.
3. Externí kontakty
Kromě interních kritických pozic jsou některé externí pozice také velmi kritické - například obchodní konzultanti, firemní právníci a účetní, bankéři a konzultanti v oblasti informačních technologií. Většinou by to měli být lidé, kteří jsou nápomocní a mohli by pomoci podniku rychle se odrazit. Měli byste vytvořit seznam takových lidí a jejich kontaktní adresy a zahrnout je do svého plánu kontinuity podnikání.
4. Vybavení
Totéž udělejte také pro kritická zařízení. Existují nějaké stroje nebo zařízení, které jsou rozhodující pro provoz vašeho podnikání? Existuje nějaký speciální software, který obsahuje důležitá obchodní data ? Měli byste vytvořit seznam takových zařízení a softwaru. A pokud existují nějaké zálohy mimo lokalitu, měly by být zahrnuty také.
5. Obchodní dokumenty
Každá společnost má některé důležité dokumenty a obchodní doklady, jako jsou její zakládací dokumenty, daňové certifikáty, bankovní údaje, nájemní smlouvy a informace o zaměstnancích. V případě katastrofy, jako je požár nebo povodeň, mohou být takové dokumenty ztraceny, což vede k dalším komplikacím pro podnikání. Jak hodláte řešit ztrátu dokumentů v případě katastrofy ? Měli byste to zahrnout také do BCP.
6. Pohotovostní zařízení
Předpokládejme, že výrobní společnost ztratí veškerá důležitá zařízení a stroje, které používá k výrobě svého zboží. Společnost by samozřejmě pojistila tato zařízení a stroje, ale pojišťovací společnost vám nebude platit ve stejný den, kdy podáte své pohledávky, že? Nechali byste pak své zákazníky viset a nechali by své konkurenty převzít, když se znovu pokusíte dát dohromady ? Musíte zavést plán pro pohotovostní zařízení, která by mohla být použita pro další provoz, dokud nebudete moci znovu začít plně fungovat.
7. Pohotovostní umístění
Kam byste přestěhovali svou firmu do dočasně pro případ, že ztratíte své současné obchodní prostory? Mohou vaši zaměstnanci pracovat z domova do doby, než budete moci obnovit svou polohu ? To jsou věci, které musíte prozkoumat a popsat, jak bude zacházeno, pokud takové situace nastanou.
8. Seznam instrukcí
Měl by také existovat seznam pokynů, který obsahuje několik zásadních povinností, které je třeba řešit v době katastrofy a jak by se s nimi mělo zacházet. Například by měla existovat podrobná instrukce o tom, jak kontaktovat vaši pojišťovací společnost a informovat je o katastrofě a jak podat pojistné události. To by mělo být provedeno pro každou zásadní odpovědnost ve společnosti.
9. Dokumentace vašeho plánu kontinuity podnikání
Po dokončení psaní plánu kontinuity podnikání se ujistěte, že je dokumentován v měkkých i papírových kopiích. Pro měkké kopie byste mohli použít cloudové úložiště a zálohy mimo lokalitu. Pokud jde o tištěné kopie, zajistěte, aby všichni klíčoví pracovníci měli nejen kopii, ale také pochopili, co s tím dělat.
Přestože je plán kontinuity podnikání snadno proveditelný a měl by být něčím, s čím si můžete přijít na vlastní pěst, můžete zvážit najmutí konzultanta, který by to zvládl za vás, pokud bude pro vás náročné zvládnout to.