Jsou vaše kancelářské úkoly stresující a jste unavení? Pokud ANO, zde je 7 realizovatelných strategií pro efektivní správu vašeho času a snížení stresu v konečném důsledku.
Řízení času je velmi důležitým aspektem života, ale přesto se mnoho lidí bude raději učit, jak spravovat své peníze, na rozdíl od svého času. Ve skutečnosti můžete vydělat více peněz, ale čas, který jste promarnili nebo zneužili, nelze vrátit zpět.
Pokud nemůžete svůj čas zvládnout dobře, určitě budete ve stresu. Pokud však svůj čas zvládnete dobře, všimnete si, že budete šťastnější a budete mít mnohem více času dělat jiné věci, které jsou pro vás důležité.
Co je to stres?
Stres lze považovat za fyzickou, mentální a emoční reakci těla na vnější podněty, jako je nebezpečí nebo hrozba. Když se člověk potýká s nebezpečnou nebo ohrožující situací, tělo uvolňuje do krevního řečiště záplavu stresových hormonů včetně kortisolu a adrenalinu. Tyto hormony pomáhají zhoršovat zaměření, zvyšují reakční dobu, napínají svaly a zvyšují sílu a vytrvalost, čímž vám pomáhají překonat situaci co nejlépe.
To jen ukazuje, že stres nemusí být nutně špatný. Například stres vám pomůže udržet vás na nohou během prezentace v práci. Lidské tělo však občas nedokáže rozeznat rozdíl mezi fyzickým nebezpečím a emoční úzkostí a jako takový může reagovat stejně stejným způsobem na fyzické i emocionální ohrožení.
Například vaše tělo může interpretovat, že se snažíte dodržet pracovní termín jako fyzické nebezpečí vedoucí k uvolnění stresových hormonů. Když se to stává docela často, je pro tělo ještě snazší uvolnit výše uvedený hormon a obtížnější ho uzavřít, což vás většinou vede ve zvýšeném stavu stresu.
Jaká je korelace mezi řízením stresu a času?
Cítíte se ve své práci neustále pozadu? Dostanete se na konec dne a zjistíte, že jste ve svém seznamu úkolů nedosáhli vůbec nic. Pravděpodobně je pravděpodobné, že nejste v době dobrého řízení a že vaše fyziologické zdraví není dobré.
Ve skutečnosti studie, která byla provedena o práci a stresu, zjistila, že pracovníci, kteří nevyvinuli sporné úsilí o správu svého času, se cítili méně pod kontrolou svých životů. Studie, kterou provedl British Medical Journal, říká, že stres na pracovišti je minimalizován účinným řízením času. Rovněž se domníval, že stres na pracovišti také krvácí do domácího života a podkopává uvolněný život doma.
Téměř každý na pracovišti je sužován stresem, který je spojen se snahou dodržet termíny a zároveň se snaží žonglovat s dalšími osobními povinnostmi a úkoly. Mnoho lidí na světě se dnes musí zapadnout do role rodiče, manžela nebo zaměstnance. Snažit se udržet role, které přicházejí se všemi těmito pozicemi, může být docela skličující i s pomocí technologie.
Tam je populární přesvědčení, že pokud jste schopni tlačit sami pracovat rychleji, pak budete moci překonat stres. Jiní se naopak domnívají, že dokážou lépe zvládnout svůj čas zvýšením počtu hodin práce denně, a nakonec se zbavují spánku.
3 Konečné výhody efektivního řízení času
A. Pomáhá snižovat obavy, které přicházejí s prováděním projektu: Když vytvoříte jasný plán a časovou osu důležitých milníků, snížíte stres, který vzniká při práci na projektu.
Mít milníky pod kontrolou vám pomůže udržet vás centralizovanou a umožní vám zkontrolovat váš pokrok v porovnání s milníky, které jste již nastínili. Vzhledem k tomu, že můžete projekt snadno sledovat během jeho průběhu, budete během procesu mnohem klidnější.
b. To vám umožní dostatek odpočinku: efektivní řízení času vám umožní získat dobrý noční odpočinek. Také vám to brání v tom, abyste si museli odpočinout, abyste si odpočinuli, protože jste již správně odpočívali, když jste to měli dělat. Díky efektivnímu řízení času můžete dokončit úkol, který máte na svém pracovišti, užít si svůj osobní život a stále se zdravě spát.
C. Pomáhá předcházet pocitům ohromení: není neobvyklé cítit se ohromeni, když se pokoušíte zahájit projekt, zejména pokud existují i jiné menší projekty, které stále vyžadují vaši pozornost. Správnou správou času budete moci upřednostnit nejdůležitější úkol a cítit se tak lépe pod kontrolou nad situací.
Jedním z nejlepších důvodů pro zlepšení správy času je vyhnout se stresu. Nicméně, bez ohledu na to, jak dobře zvládáte svůj čas, budete nevyhnutelně cítit nějakou formu stresu z času na čas. Zde jsou běžné příznaky špatného zvládnutí stresu a času:
- Zvýšený pocit podrážděnosti
- Únava
- Problémy s koncentrací
- Zapomnětlivost
- Ztráta spánku
- Fyzické poruchy, jako jsou bolesti hlavy, vyrážky, svědění, křeče a kol
- Deprese
Pravda však stále zůstává, že žádná z výše uvedených metod nepřinese trvalé řešení, protože tlačí-li se ke svému limitu, spálí vás rychleji a váš stres bude ještě rychleji.
Zde je dobrá zpráva; můžete získat lepší správu času. Věnovat pozornost tomu, jak trávíte svůj čas, vám pomůže s efektivnějším řízením. Zde je několik tipů, které vám pomohou spravovat svůj pracovní čas, aby se účinně snížil stres.
Jak efektivně řídit svůj pracovní čas a snižovat stres
1. Využijte plánovače: někteří lidé se stále drží víry, že plánování jejich času jen zabere čas, který mohli věnovat důležitějším otázkám. To je však velmi daleko od pravdy. Plánovači jsou velmi užitečnými nástroji pro správu času.
Abyste je mohli efektivně využívat, měli byste nejprve dát všechny pravidelně naplánované schůzky a pak přidat další věci, které je třeba udělat v určitou dobu, ale nejsou zasazeny do kamene. Dále byste měli přidat další úkoly, které musí být dokončeny během týdne, a přidat nějaký čas na zotavení, relaxaci a společenský čas, protože jsou velmi důležité, pokud chcete žít život bez stresu.
2. Prioritizovat: schopnost stanovit priority je opravdu důležitá pro dosažení účinného řízení času a minimalizaci stresu. Existuje mnoho způsobů, jak stanovit priority úkolů, z nichž jednou je metoda ABC.
Zde budete muset vytvořit tři seznamy. Seznam A obsahuje naléhavé úkoly. Seznam B by měl obsahovat úkoly, které musí být provedeny, ale nejsou časově citlivé, a seznam C by měl zahrnovat úkoly, které chcete udělat, ale nejsou časově citlivé.
Můžete také upřednostňovat úkoly z hlediska dopadu a úsilí. Úkolem s velkým dopadem, ale nízkým úsilím bude rychlé vítězství, zatímco úkoly s velkým dopadem a velkým úsilím jsou vaše hlavní projekty.
Dalším způsobem, jak stanovit priority, je podívat se na naléhavost versus důležitost. Úkolům, které jsou naléhavé a důležité, by měla být udělena nejvyšší priorita, zatímco úkoly, které nejsou naléhavé a důležité, se obecně považují za plýtvající časem a nemusí být ani za to se zapojit.
3. Kontrola prokrastinace: prokrastinace jednoduše znamená obvyklé odkládání úkolů, které můžete udělat hned. Pro většinu lidí je čím více stresující, časově náročnější nebo nežádoucí úkol, tím je pravděpodobnější, že se ho pokusí odložit do budoucna.
Lidé také odkládají kvůli nedostatku znalostí nebo dovedností k provedení konkrétního úkolu. Strach z neznámé hodnotící úzkosti (strach, že úkol nedokončíte dostatečně dobře) jsou také některé z důvodů, proč lidé odkládají. To však uspěje pouze v tom, že se osoba ještě více zdůrazní, jak se zvyšuje počet nevyřízených úkolů. Jak tedy překonáme otálení? Můžeme to udělat:
- Rozdělení velkých úkolů na menší a lépe zvládnutelné kusy : Například, pokud máte projekt, který vám zabere přibližně 4 hodiny. Svou práci můžete rozdělit na jednu hodinu bloků za den nebo dokonce za několik dní. Těžký úkol se snáze zvládne, pokud jim dáte jen krátký čas.
- Využijte pětiminutový plán: řekněte si, že na úkolu budete pracovat pouze pět minut, jakmile půjdete, všimnete si, že pravděpodobně překročíte pětiminutovou značku.
- Vytvořte krátkodobé termíny: krátkodobé termíny pomohou obvyklým způsobem splnit vaše termíny. To vás přinutí, abyste si věci vždycky udělali, a když tak budete čelit dlouhodobému termínu, nebudete mít tolik nátlaku a práce.
- Vyhněte se pokusu o dokonalost: perfekcionismus je jedna kvalita, kterou nelze nikdy dosáhnout, přesto se snažíte ho neustále dosahovat, vždy vás nechává stresovat. Vaše hlavní zaměření by mělo být vždy to nejlepší; Dostatek času na to, co je v našich silách, nakonec sníží vaši úroveň stresu.
- Stanovení cílů: kontrolou vašich cílů a sledováním ceny uvidíte význam toho, co děláte. Pokuste se vytvořit cíle, které jsou specifické, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově omezené.
- Využijte metodu Pomodoro: zde se rozhodujete o úkolu, který musíte splnit. Poté nastavíte časovač na 25 minut. Během této doby pracujte na úkolu, dokud časovač nezazvoní. Vezměte krátkou přestávku na tři až pět minut. Po čtyřech cyklech začněte brát delší přestávky patnáct až třicet minut.
4. Spravujte své závazky: příliš mnoho nebo dokonce nedostatek závazků může vést ke stresu. Vzdání se některých závazků, které můžete mít, nemusí nutně znamenat, že se vzdáváte.
To znamená, že víte, co je pro vás důležité, limit úkolu, který můžete splnit, a jste schopni se rozhodnout, jak chcete strávit čas, který máte, aby jste byli na úrovni maximální produktivity. Nenechte se rychle věnovat věcem, které pro vás nejsou důležité.
5. Pokud je to možné, delegujte: pokusit se udělat vše sám nebo pokusit se být na všech místech současně může rychle vyhořet jednotlivce. Je důležité si uvědomit, že bez ohledu na to, jak je podnikatel nebo zaměstnanec kompetentní, nemůže plnit všechny úkoly.
Namísto pokusu o mikromanážní úkoly je lepší delegovat nadměrné povinnosti na příslušné zaměstnance. To je místo, kde přichází efektivní tým. Rozložením práce rovnoměrněji dostane každý méně povinností a jako takový bude efektivnější a produktivnější.
Rovněž je výhodné rozlišovat, kdy můžete pomoci a kde potřebujete. Zkušení vůdci se dozvídají, že ten druhý je důležitější než ten první.
6. Dozvědět se o příznacích, které by mohly naznačovat, že jste ve stresu nebo že máte potíže s řízením času. Můžete požádat své přátele, členy rodiny nebo kolegy, aby vám řekli známky, že vidí, když jste ve stresu.
7. Správa času si zvykne. Můžete si prakticky položit jednoduchou otázku; „Je to to, co bych teď měl dělat?“ Pokud ano, pokračují v tom.
8. Vyhněte se plýtvání časem: vyhněte se plýtvání časem na pracovišti, protože je zaručeno, že vás vždy odtáhnou a znemožní vám splnit váš úkol. Mezi ně patří také;
- Přerušení: Přerušení budou vždy součástí pracoviště, přesto je to způsob, jakým s nimi zacházíte, ale řekne, zda to ve skutečnosti povede k plýtvání času.
- Špatné dovednosti v oblasti delegování: pokus o splnění mnoha věcí sám o sobě bude mít za následek ztrátu času, která by mohla být lépe využita v jiných snahách.
- Gadgety: komunikační gadgety jsou na pracovišti opravdu důležité, ale pokud nejsou správně spravovány, mobilní telefony, hudební přehrávač a počítače atd. se rychle promění v obrovský zdroj rozptýlení a v konečném důsledku povede ke ztrátě času.
- Stýkat se spolupracovníky: Strávit se spolupracovníky je nezbytné pro zdravé pracovní prostředí, přesto byste měli mít na paměti, že jste nebyli zaměstnáni v organizaci, abyste se stýkali s ostatními. Omezte množství času, který strávíte diskusemi se svými kolegy a tváří v tvář své práci.
Závěrem lze říci, že stres je velmi častým jevem na pracovišti díky dynamické povaze pracoviště a neustále se zvyšující pracovní zátěži průměrného pracovníka. Stále však existuje naděje na to, jak žít naplňující práci a osobní život bez stresu.
Pravda vždy zůstane, že vždy bude hodně společného s nedostatkem času a energie, abychom se na ně všichni mohli postarat. Přesto, pokud se naučíte, jak efektivně řídit svůj čas, budete moci svůj život zjednodušit.