Jako vlastník firmy, vedoucí pracovník podniku nebo jiná zúčastněná strana ve společnosti budete muset pravidelně nebo příležitostně vést zasedání správní rady. Protože tato setkání mají sloužit účelu skupinové komunikace a sdílení nápadů mezi bigwigy ve společnosti nebo průmyslu, musíte porozumět tomu, jak je efektivně vést, abyste toho dosáhli.
Pokud schůze správní rady uspěje, největší část kreditu připadá jednotlivci, který schůzi předsedal. A pokud se mu nepodaří dosáhnout svého účelu, většina viny jde na stejného jednotlivce. Jediný rozdíl mezi úspěšnou a neúspěšnou schůzí spočívá v tom, jak jsou obě spuštěny. Chtěli byste vést úspěšná zasedání správní rady, která dosáhnou svého účelu ? Následující deset tipů vám pomůže.
- 10 důvodů, proč jsou obchodní schůzky ztráta času
10 výkonných tipů pro úspěšné spuštění schůze rady
1. Definujte cíle a distribuujte agendu předem
Jedním z nejjednodušších způsobů, jak ztratit čas na schůzce, je vyžadovat od účastníků, aby navrhli nápady nebo návrhy na něco, o čem se poprvé na schůzce dozví. Přesto je tato chyba velmi běžná.
Namísto plýtvání drahocenným časem na schůzce tím, že se změníte na brainstormingovou relaci, můžete vytvořit strukturu schůzky a předem sdělit pozvaným účastníkům agendu. Tímto způsobem by před nápadem schůzky vymýšleli a dokonce je vyladili. To vám ušetří spoustu času a pomůže vám dosáhnout více na jedné schůzce.
2. Převzměte odpovědnost za celou schůzku
Dobrá setkání jsou produkty dobrého vedení. Mějte tedy schůzku pod kontrolou a účastníkům dejte najevo, že máte v úmyslu udržovat schůzku relevantní a stručnou. Umístěte hodiny, kde to uvidí všichni, aby vaši kolegové na schůzce ukázali, že si opravdu ceníte svého času. Během schůzky zajistěte, aby vaše diskuse nepřecházely mimo téma. Pokaždé, když k tomu dojde, přeorientujte skupinu tak, že jim připomenete důležité problémy, které máte na programu schůzky.
3. Umožněte všem přispívat
Podstatou první schůzky je zajištění obousměrného toku komunikace. Za tímto účelem je důležité povzbudit čestné a relevantní příspěvky od všech přítomných na zasedání. Jako vedoucí schůzky se můžete snadno dostat do omylu, když budete mít na rukávu svůj názor, ale pokud to bude nutné, musíte být opatrní, protože to narušuje účel schůzky. Vyvarujte se pokušení okamžitě odmítnout příspěvky ostatních lidí - i když znějí nerozumně nebo hloupě.
4. Ukončete schůzku akčním plánem
Jedním z charakteristických znaků úspěšné schůzky je akční plán, který podrobně popisuje různé strategie, které mají být provedeny, na základě rozhodnutí přijatých na schůzce, jednotlivců odpovědných za implementaci, data a času provedení a očekávaného výsledku strategie.
5. Uchovávejte podrobné zápisy ze schůzky
Mít někoho zaznamenat zápisy nebo průběh schůzky je velmi důležité. Zápis bude sloužit jako důkaz, že se schůze konala, a historický odkaz k objasnění jakýchkoli pochybností nebo nedorozumění, které by mohly během jednání schůzky vzniknout.
6. Odstraňte všechny rozptýlení od místa konání
I když se očekává, že všichni účastníci schůzky odstraní všechny osobní rozptýlení, jako jsou chytré telefony a tablety, stejně se očekává, že vy - jako vedoucí schůzky - odstraníte všechna rozptýlení z místa schůzky. Pokud se například má schůzka konat v zahajovací místnosti vaší společnosti, vypněte LED televizor, protože by bylo obtížné, aby si jej účastníci v průběhu schůzky nedohlédli, pokud ji budete udržovat dál.
7. Nikdy nikoho nepřerušujte
I když jste nadřazeni všem ostatním účastníkům schůzky, musíte vždy odolat pokušení snížit, když mluví. I když silně nesouhlasíte s tím, co říkají, nebo si myslíte, že je to kecy, nechte je dokončit, než oslovíte své body.
8. Věnujte maximální pozornost
Když pořádáte schůzku, každý s vámi udržuje kontakt, když mluví. Pozorně naslouchat jim je způsob, jak jim říct, že respektujete jejich názory a že jste ochotni je vyslechnout. Na schůzce by mohlo být na schůzce nepříjemných jen málo věcí, než když se mluví o vašem smartphonu. Vysílá signály, že si nevážíte jejich názorů a že samotné setkání není pro vás důležité.
9. Spravujte konflikty dobře:: Je běžné, že konflikty vznikají na schůzích správní rady. Pokud k tomu dojde na setkání, které běžíte, pokuste se jej co nejvíce ovládat, aniž byste v mysli někoho nechali těžké pocity.
10. Uznat a poděkovat všem přítomným
Na konci zasedání správní rady potvrďte přítomnost všech přítomných a děkujte jim za účast na zasedání a za významné příspěvky. Řekněte účastníkům, že si je vážíte, že je bude motivovat k větší účasti na následných setkáních.