Efektivní pořizování poznámek na obchodních jednáních je dovednost, která si vyžaduje čas, aby se naučil. A pokud jste hráčem v podnikovém nebo obchodním světě, nebudete muset tuto dovednost ovládat, protože se budete muset účastnit obchodních jednání, kde je psaní poznámek velmi důležité.
I když můžete mít sekretáře nebo asistenta, který si bere poznámky o obchodním jednání, nebudou kolem, aby udělali totéž, když navštívíte důležitou obchodní konferenci v zahraničí nebo improvizované setkání s klientem nebo dodavatelem mimo kancelář.
I když jste si několikrát dělali poznámky pro vlastní potřebu, neznamená to, že si budete dobře dělat poznámky z obchodního jednání. Je to proto, že psaní poznámek na obchodních jednáních vyžaduje úplně jinou sadu dovedností. Například v osobních poznámkách můžete volně používat zkratky a zkratky nebo dokonce kresby, které můžete interpretovat pouze vy. Vaše vlastní osobní poznámky nemusí následovat vzorec ani projevovat ohled na jiného čtenáře. A nemusí být elegantní, protože jsou určeny pouze pro vaše použití.
Poznámky z obchodního jednání však slouží zcela jinému účelu, protože jsou psány pro ostatní, a slouží jako historické dokumenty, které označují rozhodnutí a jednání přijatá nebo projednaná na obchodním jednání. Potřebujete-li si dělat poznámky na obchodním jednání; následující tipy vám pomohou účinně je využívat.
10 Efektivní psaní strategií a tipů pro obchodní jednání
1. Použijte pero a papír
Možná budete chtít tvrdit, že jsme nyní ve světě tabletů, notebooků a PDA. Pravda je, že používání pera a papíru je méně rušivé, usnadňuje vám udržování očního kontaktu s osobou, která mluví. Kromě vytvoření zdi mezi vámi a osobou, která mluví, digitální zařízení umožňují, aby to vypadalo, že pracujete na něčem jiném nebo chatujete s někým, i když nejste. A ještě jednodušší je rozptýlit při používání těchto zařízení.
2. Naučte se a používejte zkratku
Ne, zkratka není jen pro sekretáře a novináře. Je to stále důležité pro psaní poznámek na obchodních jednáních, zejména pokud posloucháte řečníka, který mluví rychle. Učení zkratky není tak těžké, jak si myslíte. Hledejte na webu užitečné a relevantní zdroje a během několika měsíců jej zvládnete.
Pokud nemáte čas se učit zkratku, můžete si vytvořit vlastní zkratky a mnemotechniky, které budete používat při psaní poznámek k obchodním jednáním. Můžete svobodně zastupovat cokoli, jak se vám líbí; jen se ujistěte, že vám to dává smysl.
3. Pouze zvýrazněte klíčové body
Nudíte se s poznámkami, pokud se snažíte dostat všechno. Při pořizování poznámek na obchodním jednání poslouchejte vše, ale zapisujte pouze důležité a relevantní věci. Je samozřejmé, ale během schůzky nemusíte psát krátký vtip.
- Ihned po schůzce připravte písemnou zprávu
Jak již bylo uvedeno dříve, obchodní poznámka slouží jako historický dokument a odkaz - ale pouze tehdy, když byla vyvinuta do uceleného textu. Určitě nemůžete očekávat, že si společnost během schůzky ponechá zhruba psaný list, na který jste načmárali. Musíte připravit úhledně psanou zprávu, která je více srozumitelná a srozumitelnější pro všechny čtenáře.
Pokuste se připravit zprávu ihned po schůzce, zatímco ve vaší mysli je stále vše čerstvé. A i když nejste požádáni o předložení formální zprávy, můžete dokument použít pro svůj osobní archiv nebo jako důkaz pro případ, že by při diskusi došlo ke konfliktu.
- Poslouchejte opatrně
Jakmile obchodní schůzka začne, začne se vaše dvojí role poslechu a psaní poznámek. Přestože je nutné dělat oba společně, je obtížné a zdánlivě nerealistické, pokud chcete být v jednom lepší, mělo by to být při poslechu. Pokud jste schopni poslouchat každý důležitý detail, aniž byste přišli o jakékoli, můžete vždy zahrnout vše, co jste zmeškali psaní později.
- Znát rozdíl mezi různými typy prohlášení
Během obchodního jednání používají účastníci při diskusi různé typy prohlášení. Patří sem názory, fakta, otázky, návrhy, odhady, otázky atd. Musíte vědět, jak zjistit každý z těchto typů výroků, abyste se vyhnuli míchání věcí. Víte, že to může být matoucí, když nahlásíte návrh jako fakt.
- Udržujte to krátké a jednoduché
Bez ohledu na to, jak si na schůzce zapíšete, co se odehraje, je třeba, aby byla vaše závěrečná zpráva dostatečně jasná ve prospěch ostatních. Za tímto účelem zajistěte, aby váš jazyk byl po celou dobu srozumitelný a objektivní.
- Zaznamenejte vše o schůzce
Při pořizování poznámek na obchodní schůzce nezapomeňte o schůzce doplnit všechny potřebné podrobnosti; stranou diskusí. Patří mezi ně typ schůzky ( plánovaný nebo mimořádný ), účel schůzky, datum a čas schůzky, jméno osoby, která schůzi svolala nebo předsedala, jména účastníků a jakékoli informace týkající se účasti příští setkání. Díky těmto informacím budou poznámky o schůzce kompletní. Nechcete, aby se lidé začali ptát, kdo řekl, jaké a jaké datum se schůze konala.
9. Buďte přesní: Musíte být naprosto přesní při prezentaci podrobností obchodního jednání, protože se stane schváleným oficiálním dokumentem.
10. Korektně pečlivě
Přestože je vaším cílem poskytnout přesné informace o obchodním jednání, je velmi důležité mít poznámku bez typografických, gramatických a pravopisných chyb. Pokud jsou vaše poznámky vyplněny těmito chybami, vyhodíte svou důvěryhodnost jako spolehlivého poskytovatele informací.