Jak vést pracovní pohovor pro sekretáře / recepční

Tajemník má v každé organizaci velmi silné postavení. Když člověk poprvé vstoupí do vaší společnosti, první osobou, kterou by pravděpodobně viděl, je váš sekretář nebo recepční a způsob, jakým je s nimi zacházeno, by dlouhou cestu vytvořil dojem vaší společnosti na mysli návštěvníků.

Proto není správné tvrdit, že sekretáři / recepční jsou tvůrci image vaší společnosti. Musí vědět, jak se dobře oblékat, dobře mluvit a dokonce dobře mluvit; musí to být také lidé, kteří mohou uchovávat důvěrné informace a mohou být v práci každý den přesní. Některé z věcí, na které byste si měli dát pozor při pohovoru s sekretářkou nebo recepční pozicí, jsou:

6 faktorů, které je třeba při rozhovorech s sekretářkou / recepcí dávat pozor

  • Úroveň zkušeností -: Měli byste zjistit, kolik toho kandidát ví o tom, že je recepční / sekretářka, a zda již dříve zastávala podobné postavení.
  • Dovednosti -: Další věcí, na kterou je třeba dát pozor, jsou dovednosti kandidáta, jako jsou komunikační a psací dovednosti.
  • Schopnost pracovat s nadřízenými -: Recepční / sekretáři by většinou měli starší pracovníky, s nimiž se očekává, že budou pracovat. Chtěli byste vědět, zda tato osoba může dobře pracovat se svými nadřízenými.
  • Inter-office komunikační dovednosti -: Také byste chtěli zjistit, zda je tato osoba schopna vypořádat se s různými osobnostmi, s nimiž se bude každý den pravděpodobně setkat.
  • Dochvilnost -: Každý jiný člověk by mohl hrát záškoláctví, ale ne recepční. Pozice, kterou zastává, je tak důležitá, že musí být neustále v práci a musíte zjistit, zda je tato osoba schopna se toho zavázat.
  • Víceúčelové dovednosti-: Pracovní vytížení sekretářky je obvykle těžké. Musí psát, přijímat hovory, přijímat hosty a dělat spoustu věcí najednou. Schopnost více úkolů je velmi důležitá dovednost, kterou musí mít každý sekretář.

Jak se připravit na pohovor s sekretářkou / recepcí

  • Vyberte místo pro rozhovor . Místo by mělo být tichým místem s menším rozptýlením.
  • Rozhodněte se o načasování rozhovoru . Jak dlouho bude rozhovor trvat.
  • Vyberte panel rozhovoru . Pokud máte personálního manažera, měl by být v panelu pohovoru. Měli byste také zahrnout některé z lidí, se kterými by recepční pracovala v organizaci.
  • Vytiskněte kopii životopisu každého kandidáta a předejte jej členům panelu pohovoru, aby se mohli o kandidátovi dozvědět něco a zeptat se na některé otázky, které se mají před pohovorem zeptat.
  • Připravte si své otázky před rukou a rozhodněte se, kdo položí každou z otázek.

Mezi otázky, které byste měli během pohovoru položit, patří:

35 možných otázek, na které se můžete zeptat potenciálních sekretářů / recepčních

  1. Máte nějaké zkušenosti s údržbou kalendáře a plánováním schůzek? Pokud ano, jak naplánujete schůzku?
  2. O čem je třeba se při plánování schůzky postarat?
  3. Jaký software pro správu kalendáře znáte?
  4. Co jsou důvěrné informace?
  5. Pokud jsou informace / soubory označeny jako důvěrné, jak byste s nimi nakládali?
  6. Řekněte mi, co víte o registračních systémech.
  7. Jak si vede záznamy?
  8. Jak byste zvládli počítačové podání?
  9. Co je formální a neformální dopis?
  10. Co byste zahrnuli do formálního dopisu, který byste neobtěžovali mít v neformálním?
  11. Máte ukázky nějakých formálních dopisů, které jste napsali v minulosti?
  12. Jaké jsou různé typy systémů podnikové komunikace?
  13. Jaký software nebo aplikaci používáte k zajištění správného zápisu?
  14. Dejte sekretářce dopis s několika chybami a požádejte ji, aby dopis upravila během několika minut.
  15. Jakým výzvám čelíte při pokusu o poskytnutí písemné komunikace?
  16. Jaké kroky podniknete, abyste zajistili, že soubory budou snadno nalezeny zejména v nepřítomnosti?
  17. Proč chcete opustit své současné zaměstnání?
  18. Jaké návrhy nebo rady ohledně zlepšení máte pro nás na základě našich současných sekretářských postupů?
  19. Pokud jste měli několik priorit, které vyžadovaly manipulaci současně, jak vybrat, která z nich bude zpracována jako první?
  20. Popište více úkolů?
  21. Myslíte si, že jste schopni více úkolů?
  22. Co když zjistíte, že vaše pracovní vytížení je příliš těžké, co byste udělali?
  23. Jak byste postupovali s přísnými lhůtami?
  24. Řekněte mi o době, kdy jste se museli vypořádat s velmi přísným termínem v nedostatečném čase.
  25. Jaký počítačový software a aplikace jste velmi dobře obeznámeni?
  26. Jaká je vaše rychlost psaní?
  27. Jaké jsou věci, které tajemník očekává na schůzi vedení?
  28. Jak se vypořádáte s obtížnými lidmi po telefonu?
  29. Byl pro vás někdy návštěvník nebo klient hrubý? Pokud ano, jak jste se cítili a jak jste to zvládli?
  30. Jak zvládáte rozzlobené zákazníky?
  31. Jste velmi rychlý dělník nebo rádi trávíte čas, abyste místo toho nedělali chyby?
  32. Co je korektura?
  33. Na co je třeba dávat pozor při korekturách?
  34. Máte rádi práci s jinými lidmi nebo raději pracujete sami?
  35. Jaká je nejmenší částka, kterou můžete vzít, pokud tuto nabídku nabídnete?

To jsou základní otázky, které byste měli položit uchazečům na pohovoru o pozici sekretáře / recepční. Můžete také zvážit další krok tím, že zadáte kandidátovi nějaké praktické úkoly, jako je psaní dopisu nebo přijetí telefonního hovoru.

Měli byste také pozorovat, jak se kandidát obléká a vydává; Sekretáři by měli být vždy dobře oblečeni, zdvořilí a mít dobré chování. Vzhledem k tomu, že by dotyčná osoba také nakládala s mnoha důvěrnými informacemi, možná budete chtít prozkoumat pozadí kandidáta a požádat o reference, abyste byli na bezpečné straně.


Populární Příspěvky