Většina podniků, které nakonec rostou velké, začala být malá stejně jako Apple® a Microsoft®. Někteří z nich začali z garáže a nakonec se stali světovým názvem domácnosti. Pravda je, že kromě toho, že máme fantastický obchodní nápad, závazek, disciplínu, odhodlání a pozornost k detailům, jsou některé ze základních atributů, které způsobují, že malý podnik roste tak velký.
Pokud jste podnikatel, který provozuje malý podnik nebo jste v maloobchodu, jedním z klíčů, které byste potřebovali, aby se vaše firma rozrostla a stala se vysoce ziskovou, je zavedení procesu, který zajistí efektivní správu zásob. Říká se, že „maloobchod je detail“ správně popisuje koncept účinného přístupu k řízení zásob pro malé podniky; musíte věnovat pozornost všem aspektům své malé firmy, pokud chcete, aby rostla.
Význam správy zásob pro majitele malých podniků
Nic neposílá zákazníka do rukou konkurenta, jako je nedostatečný inventář. Zároveň nic nezabíjí peněžní tok a nakonec ani ziskovost, jako je nadbytek zásob.
Jako podnikatel musíte udržovat vyvážený inventář, abyste se vyhnuli ztrátě zákazníků a neudržovali nadbytečné zásoby. Proto musíte mít velmi solidní systém řízení zásob. Zde jsou některé z důležitých výhod správy zásob.
A. Prevence stavu zásob
Představte si, že váš nejbližší obchod s potravinami je neustále mimo vaši oblíbenou značku obilovin, a pak uslyšíte o dalším obchodě, který není tak daleko, že téměř nikdy nedojde ke stejné značce. Samozřejmě byste měli začít navštěvovat nový obchod, abyste si vzali ruce na svou milovanou značku obilovin.
A nakonec, protože by pro vás bylo nepohodlné nakupovat potraviny ve dvou různých obchodech, musíte si vybrat jeden obchod - a to by samozřejmě byl obchod, který má vždy to, co potřebujete na skladě. Váš nejbližší obchod s potravinami bohužel ztratil zákazníka kvůli jeho špatné správě zásob.
Vždy se musíte snažit uspokojit potřeby svých zákazníků tím, že zajistíte, že získají přístup k vašim produktům za všech okolností a nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je prostřednictvím řádné správy zásob.
b. Vyhnout se přebytku
Nadměrné zásobování je samo o sobě problém. Když skladujete příliš mnoho produktu, je pravděpodobné, že nebudete moci všechny prodat včas a existuje vysoká pravděpodobnost, že některé položky zkazí nebo dokonce zastarají, což povede k velkým ztrátám pro vaše podnikání.
C. Snížené náklady na držbu-: Náklady na vedení zásob velmi úzce souvisí s velikostí zásob. Pokud budete udržovat správné množství zásob, nemusíte příliš utrácet za skladování, údržbu, personální zajištění a veškeré další náklady na držení.
d. Snížení krádeže a loupání
Dalším problémem, který přichází s řízením zásob, kterému správná správa zásob pomáhá zabránit, je snížení krádeží. Vždy existují nepoctiví zaměstnanci nebo zákazníci, kteří se snaží „pomáhat“ s některými produkty společnosti. Správnou správou a sledováním zásob byste mohli snadno detekovat a řídit takové situace.
E. Řízení pracovního kapitálu
K řízení všech aspektů vašeho podnikání potřebujete pracovní kapitál. Pokud však při skladování zboží ponoříte příliš mnoho prostředků, mohou utrpět i další aspekty vašeho podnikání, protože na provádění dalších činností nebude dostatek prostředků.
Správa zásob vám pomůže držet pouze odpovídající množství zásob. Vaše akcie nebudou tak moc, že byste v něm museli ponořit příliš mnoho pracovního kapitálu. A nebude to tak málo, že váš pracovní kapitál nebude využit efektivně.
F. Dostatečné suroviny
Řízení zásob je pro výrobce ještě důležitější, protože v žádném okamžiku nesmíte docházet suroviny. Pokud vám došly suroviny nebo základní ingredience pro výrobu, mohlo by to vést k následným ztrátám, jako je ztráta mezd vyplácených dělníkům, ztráta času a další takové ztráty. Výrobci používají správu zásob, aby zajistili, že vždy bude k dispozici odpovídající množství výrobních materiálů.
G. Přesné účtování zisku
Inventář je obchodní aktivum samo o sobě. A když připravujete svůj finanční výkaz, musíte uvést přesnou hodnotu vašeho aktuálního inventáře. Bez řádné správy zásob by to, co byste dosáhli, bylo nejlepší nebo dokonce přehnané číslo. To také automaticky znamená nafouknuté zisky a nepřesné finanční zprávy.
h. Opětovné objednání
Správa zásob vám pomůže vědět, kdy je třeba znovu objednávat položky na skladě. Rovněž vám pomůže vyhnout se časovým prodlevám v procesu opětovného objednání. Někdy, když změníte uspořádání některých životně důležitých výrobních materiálů, dodavatel zabere určitý čas, než vyřídí vaši objednávku a dodá vám. Při řádné správě zásob byste si přišli na čas prodlení každého dodavatele a mohli byste se ve vhodnou dobu znovu objednat.
i. Efektivita skladu
Máte-li velmi velký sklad nebo několik skladů, je obtížné zjistit, který sklad obsahuje jaké položky, a to vede ke zbytečným prodlevám ve výrobním procesu. S odpovídající správou zásob lze tyto problémy eliminovat nebo omezit na nejmenší minimum. Pomáhá také výrazně snížit náklady na skladování.
j. Identifikace potenciálních problémů
Správná správa zásob usnadňuje rychlou identifikaci potenciálních problémů s výrobou, které souvisejí se správou zásob, a umožňuje vám také rychle jednat.
Ačkoli sledování zásob není příjemným úkolem, je to klíčový aspekt fungování úspěšného podnikání. Mít dobrý systém pro sledování vašeho inventáře a prodeje vám pomůže zjistit, jaké zboží máte na skladě, co jste prodali, co je stále na objednávce a kdy vaše objednávky dorazí.
S takovým systémem můžete rychle rozpoznat rychle se prodávající produkty, které potřebujete znovu objednat a pomalu prodávat výrobky, které musíte buď označit, nebo agresivněji propagovat. Pravidelné a efektivní sledování inventáře vám navíc může pomoci udržovat mírný inventář, který není příliš nebo příliš malý.
Mít příliš mnoho zásob spojuje finanční prostředky, které by jinak mohly být použity k provozním nákladům nebo k jiným důležitějším účelům. Na druhou stranu, když máte příliš málo inventáře, ztratíte příjmy, protože nemáte dostatek produktů na prodej. Poté, co jsme diskutovali o důležitosti inventarizace a sledování prodeje, pojďme nyní diskutovat o tom, jak sledovat zásoby a prodeje ve vaší malé firmě. Existuje mnoho způsobů, jak sledovat svůj inventář, a všechny tyto metody spadají do dvou kategorií: manuální a automatizovaná.
Dva způsoby, jak sledovat své zásoby a prodeje
I. Ruční metoda
Chcete-li sledovat inventář pomocí ruční metody, začněte počítáním produktů a určete počáteční inventář. Poté rozdělte svůj inventář nejprve podle názvu produktu, poté podle dalších specifických atributů produktů, jako je barva, velikost, použití, datum nebo styl.
Například, pokud máte parfémy jako inventář, budete je chtít roztřídit podle názvu, podle toho, zda jsou určeny pro muže nebo ženy nebo pro obě, pak podle velikosti. To vám usnadní sledování toho, co potřebujete a co jste neprodali. Po třídění položek v inventáři do kategorií vytvořte tabulku v aplikaci Microsoft Excel, abyste mohli sledovat svůj inventář a prodej.
Jednoduše vytvořte pracovní list pro každý produkt a uveďte počáteční počet zásob tohoto produktu. Od tohoto okamžiku upravte počáteční počet zásob podle potřeby. To znamená, že odečte veškerý prodej každého produktu ze svého registru a přidáte do něj nové příchozí. Udělejte to alespoň jednou týdně a podle potřeby upravte součet zásob.
Microsoft Excel bude stačit, pokud máte v inventáři méně než 10 různých položek. Pokud však máte v inventáři více než 10 položek, je lepší nastavit databázi inventáře v aplikaci Microsoft Access. Microsoft Access nabízí šablony zásob, které jsou poloautomatizované, atraktivnější a snáze se používají. Můžete si také vytisknout pohodlné přehledy zásob pro sledování prodeje, doplnění zásob a návratů. Stále však není tak efektivní jako plně automatizovaný systém.
II. Automatizovaná metoda
Pokud provozujete firmu, která má ve svém inventáři několik různých položek (například maloobchod), budete muset použít automatizovaný systém, protože manuální metoda sledování zásob a prodeje bude příliš těžkopádná, pokud bude vůbec funkční.
Přestože existuje mnoho automatizovaných metod, nejběžnější a nejefektivnější je integrace profesionálního softwaru pro správu inventáře s čtečkou čárových kódů a registry ve vašem obchodě. Každý produkt má jedinečný čárový kód, který je skenován v pokladně. Čárový kód obsahuje cenu a další relevantní informace o položce.
Jakmile snímač čárových kódů zjistí a zaregistruje produkt k prodeji, automaticky zaznamená prodej a odečte počet zakoupených kusů z celkového počtu kusů zbývajících v obchodě. To se provádí během několika sekund.
Další metoda zahrnuje použití radiofrekvenční identifikace, která označí každou položku inventáře plastovou značkou, která obsahuje programovatelný mikročip a malou anténu. Štítky obsahují relevantní informace o každém produktu a lze je číst speciální ruční čtečkou.
Přestože je tato možnost dražší než použití čárových kódů, má mnoho výhod. Štítky lze číst z velké vzdálenosti. Obrovskou hromádku označených položek lze přečíst najednou a informace o značkách lze okamžitě aktualizovat, jakmile se položky přesunou z jednoho bodu do druhého ve vašem obchodě. Zajímavé je, že značky mohou být nastaveny tak, aby spustily poplach, když položka opustí obchod - brání krádeži označeného zboží.
Pokud tedy prodáváte předměty, které jsou velmi drahé, například šperky, měli byste s touto volbou lépe. I když sledujete prodej a inventář pomocí automatizovaného systému, proveďte manuální kontrolu alespoň jednou za rok, abyste se ujistili, že jste neztratili některé položky inventáře.
10 účinných tipů pro správu zásob pro malé firmy
Pravda je, že pokud nebudete mít řádné záznamy o všech transakcích produktů a služeb ve vašem podnikání, pravděpodobně se budete snažit vydělat zisky, a to jistě ovlivní vaše rozpočtování. Špatná správa zásob je ve skutečnosti součástí bankrotu společnosti. Nyní rychle projdeme 10 účinných tipů pro správu zásob pro malé firmy:
1. Vytvořte speciální Excel Spread Shit pro každodenní inventarizaci
Jednou ze základních věcí, kterou musíte udělat pro zajištění efektivního řízení zásob pro vaše malé firmy, je vytvořit speciální excelentní sračky pro každodenní inventarizaci. Například pokud provozujete maminku a pop podnikání a nemůžete si dovolit přizpůsobený software, můžete si vytisknout excelentní rozprostření a provést ruční inventarizaci; vázaná kniha může dokonce sloužit stejnému účelu.
2. Zajistěte, aby každé zboží, které vstupuje do vašeho skladu, bylo dokumentováno různými úředníky
Dalším tipem, který vám zaručí efektivní správu zásob pro vaši malou firmu, je zajistit, aby každé zboží, které vstupuje do vašeho skladu nebo skladu, bylo dokumentováno jiným úředníkem. Tento proces je jednoduchý, jakmile kamion přinese zboží do svého skladu, řidič kamionu předloží bezpečnostní list u brány, bezpečnostní muž potvrdí a vezme vlastní zásoby a poté vedoucí skladu také by měl brát vlastní zásoby odděleně od bezpečnostního muže.
4. Obraťte se na vývojáře softwaru a vytvořte přizpůsobený inventární software pro vaše podnikání
K dispozici je přizpůsobený inventární software, který zajišťuje efektivní správu zásob; pomůže vám vytvářet faktury a také generovat příjmy za všechny obchodní transakce. Pravda je, že většina malých podniků nemusí být schopna platit vývojáři softwaru, aby jim pomohli vyvinout přizpůsobený software pro jejich podnikání. Pokud si můžete dovolit přizpůsobený software pro vaše podnikání, všemi prostředky prosím.
4. Vynucení povinného vystavení příjmu za každou obchodní transakci
Dalším tipem pro efektivní správu zásob pro malé firmy je vynucení vydávání potvrzení pro každou obchodní transakci. Ve skutečnosti je vydávání potvrzení elektronickou cestou v módě. Pomůže vaší firmě zapojit mezery, které mohou odvádět vaši firmu.
5. Povzbuzujte používání POS Machine proti penězům
Pokud chcete implementovat efektivní strukturu řízení zásob pro svůj malý podnik, musíte podpořit bezhotovostní transakce. Použití stroje Point of Sale Machine (POS) je jedním z účinných způsobů, jak minimalizovat podvody v malých podnicích. S POS stroji si můžete být jisti, že vaše prodejní dívky / kluci nebudou krást vaše peníze.
6. Vytvořte centrální databázový systém:
Museli byste vytvořit centrální databázový systém, zejména pokud máte více prodejních míst. Centralizovaný databázový systém usnadní sledování všech obchodních transakcí ve vaší společnosti v reálném čase. Jakmile budete mít centralizovaný databázový systém, můžete ve své kanceláři nebo doma sedět a sledovat tok vaší firmy.
7. Rozviňte svůj přizpůsobený systém sledování
Existují různé sledovací systémy, které můžete zavést pro vynucení efektivní správy zásob pro vaši malou firmu. Můžete sedět se svým týmem a určit nejlepší systém sledování, který bude vyhovovat vašemu podnikání. Pokud však provozujete nákladní nebo taxi službu, můžete do všech svých nákladních vozidel a kabin instalovat sledovač aut - to je nejjednodušší a nejpohodlnější způsob, jak sledovat zásoby v tomto podnikání.
8. Vytvořte obchodní proces, který vám pomůže získat zpětnou vazbu od vašich klientů
Dalším způsobem, jak implementovat efektivní správu zásob pro vaši malou firmu, je vytvoření obchodního procesu, který vám pomůže získat zpětnou vazbu od vašich klientů. Například v některých bankách, kdykoli vložíte hotovost, budete muset do schránky uvnitř banky vložit kopii svého bankomatu a také byste museli zadat údaje o své transakci do účetní knihy. Tento model sledování zásob můžete použít, pokud to vyhovuje vašemu podnikání.
9. Informujte své dodavatele a dodavatele o zprávě, kterou od nich chcete získat
Dalším způsobem, jak zajistit efektivní správu zásob pro vaše malé podniky, je udržovat kontakt s vašimi dodavateli a prodejci a prodiskutovat vaše očekávání od nich, pokud jde o zásoby. Souhlas s nimi může spočívat v tom, že získáte přístup k podrobnostem o všech transakcích s nimi každé dva měsíce, šest měsíců nebo dokonce ročně. Je to způsob, jak porovnat záznamy, abyste se ujistili, že jste na správné cestě.
10. Najměte si poradce pro inventarizaci, který vám čas od času pomůže zkontrolovat strukturu inventáře
A konečně, jednou z věcí, které musíte zavést, abyste zajistili, že pro svůj malý podnik implementujete efektivní styl řízení zásob, je najmout konzultanta inventáře, který vám čas od času pomůže zkontrolovat stav a strukturu inventáře. Tento přístup vám pomůže opravit chyby ve vašem obchodním procesu.
Tady to máš; 10 účinných tipů pro správu zásob pro malé firmy.