Strávili jste čas vytvořením toho, co vypadá jako perfektní plán kontinuity podnikání. Dokonce jste vyškolili všechny zúčastněné strany a ujistili jste se, že všichni klíčoví zaměstnanci přesně vědí, co mají dělat v každém okamžiku. Ale jak si můžete být jisti, že máte solidní plán ?
Opravdu to nemůžete říct, pokud jste si nezkoušeli plán kontinuity podnikání, abyste získali představu o tom, jak by vypadala skutečná životní situace. Protože však žádný vlastník firmy nečeká na katastrofu, aby mohl otestovat svůj plán kontinuity podnikání, je třeba přijít s kreativními způsoby testování plánu. Než budeme diskutovat o některých testovacích strategiích, které můžete použít, je důležité přemýšlet o tom, jak naplánovat úspěšné testy plánu kontinuity provozu.
Nejprve se musíte rozhodnout o svých cílech testu. Co přesně chcete dosáhnout? A jak byste měřili výkony? Jaké výsledky očekáváte ? Musíte zodpovědět tyto důležité otázky, abyste mohli vytvořit solidní cvičení, která otestují váš plán kontinuity podnikání.
Pomáhá také shromáždit tým pro návrh testů pro váš plán kontinuity podnikání. Tento tým by byl zodpovědný za zkoumání hlavních oblastí podnikání, které by mohly být postiženy nouzovou katastrofou, a poté za vývoj experimentálních i teoretických úkolů, které pomohou provádět testy plánu kontinuity podnikání. Zde je několik kreativních a inteligentních způsobů, jak otestovat plán kontinuity podnikání.
Jak otestovat váš plán kontinuity podnikání
A. Diskuse u kulatého stolu
Toho by bylo možné dosáhnout tak, že by si klíčoví zaměstnanci nebo respondenti sedli a povídali si o možných scénářích katastrof a jak by se s nimi zacházelo. Je to chytrý způsob, jak zjistit, že každý zaměstnanec nebo respondent přesně ví, jaká je jeho role při zotavení po katastrofě a že je skutečně schopen tuto roli zvládnout.
Mohli byste někoho trénovat, aby byl po léta odpovědný, a přesto jste hluboce překvapeni, když se katastrofa nakonec stane - protože tato osoba podceňuje. Aby se předešlo těmto situacím, je nejlepší zajistit, aby každý rozuměl tomu, co se od nich vyžaduje, a to verbální demonstrací toho, jak by reagovali na kritické katastrofické situace a jak by zvládli své role v plánu kontinuity podnikání.
b. Otestujte některé proměnné
Když dojde k katastrofě, většinou to začíná jako situace, která postihuje malou část organizace, která se poté rozšíří a ovlivní celou organizaci. Například malé porušení počítače se může ukázat jako obrovská katastrofa pro organizaci, pokud nebude zkontrolována včas.
Pokud tedy chcete vyzkoušet svůj plán kontinuity podnikání, můžete vytvořit malou testovací situaci, jako je ochromující přístup na internet společnosti nebo úmyslně narušit pracovní tok, a poté sledovat, jak by na něj zaměstnanci reagovali. Rovněž byste neměli zapomenout porovnat jejich odpovědi s tím, co je podrobně uvedeno v plánu kontinuity podnikání, abyste si byli jisti, že skutečně rozumí jejich rolím a jednali podle toho.
C. Vytvořte nepohodlí
Další strategií, která funguje dobře, je zavedení nepohodlí. Pokud je něco, na co jsou vaši zaměstnanci zvyklí, zkuste to na pár dní odstranit a uvidíte, jak by se bez něj dokázali vypořádat.
Například můžete dodávkové dodávky na několik dní nechat „nedostupné“ a zjistit, jak by zajistili, že zákazníci budou stále spokojeni a dodáni. Cílem je sledovat, jak by vaši zaměstnanci byli schopni reagovat a řídit situaci omezených zdrojů.
d. Nouzové cvičení
To by mohlo být použito k testování plánu kontinuity podnikání a také k reakci vašich zaměstnanců na nouzové a bezpečnostní problémy. Když dojde k katastrofě, prvním cvičením je evakuace. Proto si musíte být jisti, že vaši zaměstnanci a respondenti plně pochopí postup evakuace. Měli byste zajistit, že to budete dělat alespoň jednou za rok.
E. Semináře a školení
Pravidelné semináře a školení s praktickými cvičeními na konci dne mohou pomoci zvýšit znalosti vašich zaměstnanců o plánování kontinuity podnikání. Navíc praktické zkoušky a úkoly na konci těchto školení mohou také pomoci při testování jejich znalostí.
F. Pravidelné recenze
Pomáhá také provádět pravidelné kontroly vašeho plánu kontinuity podnikání. Můžete si najmout odborníky na plánování kontinuity podnikání, abyste mohli posoudit svůj plán i připravenost vaší společnosti na katastrofu. Tito odborníci váš plán zkontrolují a poskytnou odborné rady ohledně toho, co byste měli zahrnout nebo vyloučit ze svého plánu kontinuity podnikání, aby byl lepší.
Jak implementovat plán kontinuity podnikání
I když potřebujete mírnou dávku optimismu, abyste mohli začít a pracovat, měli byste mít vždy na paměti, že vaše firma může v každém okamžiku čelit tvrdým výzvám. Katastrofa je jednou z těchto výzev.
Přestože jsou katastrofy nepředvídatelné, musíte na ně připravit své podnikání, aby se i nadále dalo čelit těmto katastrofám. Nerušit každodenní provoz vaší firmy není velká katastrofa. Dokonce i jednoduchá katastrofa, jako je výpadek proudu nebo útok kybernetických zločinců, může způsobit velké škody pro vaše podnikání, ať už se jedná o velké katastrofy, jako jsou silné záplavy a hurikány.
Plán kontinuity podnikání je koordinovaná strategie zahrnující plány a postupy, které klientům zajišťují, že podnik má schopnost neplánovaně plnit své potřeby v důsledku neplánovaného narušení podnikání. Podrobně popisuje, jak bude vaše firma pokračovat ve své činnosti poté, co ji zasáhla jakákoli forma katastrofy. Mít na místě znamená zajistit, jak budete i nadále dodávat své produkty nebo služby ( které jsou pro obchodní operace nejdůležitější ) a identifikovat zdroje, které potřebujete pro podporu kontinuity vašeho podnikání.
Mít plán kontinuity podnikání je velmi důležité. Jeho implementace správným způsobem - a ve správný čas - je však ještě důležitější. Pokud bude váš plán špatně implementován, nedosáhnete svých cílů v oblasti plánování kontinuity podnikání.
Druhy katastrof, s nimiž se vaše firma pravděpodobně setká, určí, jaké kroky musíte podniknout, aby byla zajištěna kontinuita podnikání s ohledem na takové katastrofy. Například, pokud dojde k požáru nebo jiné katastrofě, která ohrožuje budovu vaší společnosti, jedním z nejdůležitějších plánů by mělo být evakuovat své zaměstnance do určených zón setkání jinde. Pokud však dojde k ekologické nebo ekologické katastrofě, může evakuace budovy vaší společnosti zvýšit riziko poškození zaměstnanců. Proto je důležité podniknout správné kroky, když se snažíme zajistit kontinuitu podnikání.
Provádění plánu kontinuity podnikání by mělo být snadným úkolem za předpokladu, že jste v první řadě vynaložili veškeré úsilí na vytvoření plánu. A krok, který během implementace učiníte, závisí na katastrofách, na které připravujete své podnikání. Zde jsou typické kroky, které je třeba při implementaci plánu kontinuity podnikání dodržovat:
Krok 1-: Zkontrolujte své plány kontinuity podnikání, abyste věděli, jaké jsou vaše plány evakuace pro typ katastrofy. Vaším prvním hlavním cílem je zajistit, aby všichni - zejména vaši zaměstnanci - byli mimo zařízení a v bezpečí. Ztráta zaměstnance při katastrofě by mohla ochromit vaše podnikání v závislosti na tom, jak důležitý je pro vaši firmu. Jakmile se dostanete na určená místa pro evakuaci, proveďte počet svých zaměstnanců, abyste se ujistili, že jsou všichni přítomní a v pořádku. Pokud je některý zaměstnanec postižen katastrofou, začněte se snažit, aby se co nejdříve zotavil.
Krok 2: Vyhodnoťte míru poškození způsobeného katastrofou. Ztratili jste inventář? Ztratili jste některé důležité informace o zákazníkovi a produktu? Způsobila katastrofa významné poškození vašeho datového centra? Ztratili jste některá důležitá aktiva svého podnikání ? Vaše odpovědi určí, jaké kroky podniknout k dosažení úplné obnovy ztracených entit.
Krok 3: Kontaktujte třetí strany, které vám mohou pomoci. Spojte se se svými dodavateli a zákazníky, informujte je o vývoji a požádejte o jejich podporu, zatímco se pokusíte znovu začít podnikat. Kromě toho se obraťte na svou pojišťovnu a začněte dělat kroky k reklamaci.
Krok 4: Zavolejte schůzku vašich zaměstnanců, vedoucích pracovníků a akcionářů. Na schůzce je musíte informovat o době, kterou může trvat, než se zotaví, a zdůraznit různé strategie obnovy v plánu kontinuity.
Krok 5: Zahajte restaurování zboží nebo služeb, které jsou nezbytné pro obnovení obchodních operací na funkční úroveň, i když se budova vaší společnosti stále obnovuje. Pokud může některý z vašich zaměstnanců prozatím telekomunikaovat, pak to dovolte, protože vaším cílem je co nejdříve dostat vaši firmu zpět na nohy.
Krok 6: Ověřte své pojistné krytí a určete, jaká poškozená aktiva ( například hardware / software a infrastruktura je třeba vyměnit) . Zkompilovat úplný seznam těchto aktiv a analyzovat, jak je nahradíte. Seznam zašlete také pojišťovně jako náklady na výměnu ztracených aktiv.
Přestože se plány kontinuity podnikání liší v závislosti na očekávaném podnikání a typu katastrofy, tyto kroky se vztahují prakticky na všechny plány kontinuity podnikání.