Chcete dodávat produkty včas a rozvíjet své restaurační podnikání? Pokud ANO, zde je 50 nejlepších tipů a triků pro správu inventáře pro rok 2019.
Správa restaurace představuje řadu výzev a jednou z nejdůležitějších je, jak sledovat inventář restaurace. Správa zásob je správa zásob a zásob. Jako součást správy dodavatelského řetězce zahrnuje řízení zásob aspekty, jako je kontrola a dohled nad objednáváním zásob, skladování zásob a kontrola množství prodaného produktu.
S vašimi malými maržemi je kontrola nákladů klíčem k úspěchu a v konečném důsledku k většímu zisku. Vzhledem k tomu, že jídlo a práce jsou obvykle vaše největší výdaje, je nutné mít k dispozici proces řízení zásob a politiku vaší firmy.
Jaký je význam inventarizace v restauraci?
Hlavním účelem inventarizace je změřit množství položky, kterou vaše restaurace v průběhu času používá, porovnat ji s prodejem a zjistit mezeru mezi hodnotou výroby a prodejem. Správa zásob restaurací je také velmi důležitá pro udržení pořádku v obchodě a je také užitečná při snižování plýtvání surovinami a zdroji.
V restauračním podnikání nelze zdůraznit význam řízení zásob. Váš plán zásob potravin udržuje vše na svém místě, organizované a propojené - a jeden nepatrný dohled může vést k drastické změně pro vaše podnikání.
Sledování inventáře vaší kuchyně vede k informovanějšímu plánování a rozhodování. Pokud nesledujete zásoby efektivně, vaše prognóza může být vypnuta, což způsobí, že vaše objednávky dodávek budou nepřesné, což ztratí spoustu času, zdrojů a peněz.
Přestože někteří manažeři nepovažují správu zásob za důležitou, jedná se o něco velkého. Statisticky, 16% vašeho jídla končí v koši. 75% zaměstnanců říká, že v daném okamžiku ukradli svým zaměstnavatelům, což představuje ohromujících 7% vašich příjmů. A restaurace, které pravidelně provádějí inventarizaci, mohou zvýšit zisky až o 24% ročně.
Zde jsou další důvody k pravidelné inventuře restaurací.
A. Řízení zásob hraje velmi důležitou roli ve všech aspektech vaší restaurace - od objednávek dodávek, které zadáváte, až po objednávky zákazníků, které přijímáte. Protože tato část práce bude vždy existovat, věnování času porozumění tomu, jak provádět inventarizaci a přijímání softwaru pro správu zásob, je investice, která za to stojí.
b. Poznejte svůj finanční stav: měření finančního zdraví restaurační firmy jde daleko za hranice toho, co je na bankovním účtu. Toto číslo vám neřekne, kolik produktu máte po ruce nebo kolik peněz představuje toto zboží.
S pomocí efektivního inventáře budete moci snadno spočítat údaje, které jsou nezbytné pro pochopení finančního zdraví vaší firmy ... jako Náklady na prodané zboží. Ve srovnání s tržbami vám cena prodaného zboží poskytuje nejlepší přehled o vašich ziskových maržích.
Můžete použít tento jednoduchý formulář:
- (Náklady na prodané zboží + mzdové náklady) / Celkové tržby = prvotní náklady
- Pokud je počet, který získáte, vyšší než 60% ... máte potíže.
C. Sledování očekávaného použití inventáře: obvykle je to stejné množství položek, které se používá ze spíž v týdnu na týden. Takže pokud nedošlo k žádné zvláštní události, budete muset zjistit, proč došlo k významné změně v počtu zásob, které byly použity ze spíž. S běžným inventářem restaurací budete moci:
- Okamžitě zjistěte významné zvýšení nebo snížení spotřeby potravin
- Zvýšením počtu objednávek se vyhnete nedostatku
- Snižte pořadí, abyste se vyhnuli přebytku
d. Snižte plýtvání potravinami : plýtvání potravinami ovlivňuje úspěch restaurace i celou společnost. Jen ve Spojených státech bylo v roce 2010 zbytečně spotřebováno asi 133 miliard liber potravin. A navzdory přísným strategiím v boji proti tomuto trendu toto číslo od té doby zůstává relativně stagnující. Pravda však stále zůstává, že bez ohledu na to, jak tvrdě to zkusíte, budou ještě nějaké zásoby, které se zhorší, než je budete moci použít. Měli byste však udělat vše pro to, abyste snížili tuto ztrátu pro blaho vaší restaurace.
Prvním krokem při snižování odpadu je identifikace míry odpadu ... což bez spolehlivého inventáře nemůžete udělat. Průměrná míra odpadu v restauraci s plným servisem je 3, 11 procenta. Pokud provedete výpočty a zjistíte, že průměrná míra plýtvání je nad 3, 11 procenta, plýtváte zbytečným jídlem, a tak ztrácíte peníze.
E. Combat Theft: Stejně jako byste chtěli důvěřovat svým zaměstnancům, nelze popřít, že existuje velká pravděpodobnost, že si najmete špatné vejce, které se vám pokusí ukrást. Podniky ve Spojených státech každoročně ztrácí mezi 40 až 400 miliardami dolarů kvůli krádeži zaměstnanců. Tato krádež přispívá k selhání 50% všech podniků.
Udržováním konzistentního inventáře a vyšetřováním jakýchkoli do očí bijících nesrovnalostí budete moci omezit a dokonce zachytit krádež. Nic nepodporuje zloděje, jako by vědělo, že na zemi není žádný systém, který by zkontroloval jeho činy. Jako bonus může být viditelně odebráno a zkontrolováno vaše zásoby, že všichni odrazující zaměstnanci potřebují, aby do svých tašek nezaznamenali nic před změnou.
F. Zabraňte nadměrnému objednávání: jak již bylo zmíněno, plýtvání je velkým problémem pro mnoho restauračních podniků. Je pravda, že nechcete, aby byl váš záchod prázdný. Ale také nechcete, aby obsah vaší záchody odpovídal za neúměrně velké procento kapitálu vaší restaurace. Prováděním pravidelných inventářů budete vědět, kolik potravin potřebujete, a jako takové zabránit nadměrnému objednávání.
S ohledem na tuto skutečnost je jasné, že správa zásob je pro úspěch restaurační činnosti velmi důležitá. Znalost správného času na doplnění některých položek, kolik z těchto položek koupit, kolik zaplatit, kdy prodat a za jakou cenu se může stát obtížným výběrem bez správných informací.
Vzhledem k významným nákladům a přínosům spojeným s inventarizací tráví restaurace mnoho času snahou zjistit, co představuje optimální úroveň zásob, která by měla být neustále udržována, aby v žádném okamžiku nebylo příliš mnoho nebo příliš málo zásob. včas.
Zde je 50 nejlepších tipů na správu inventáře restaurací a triků, které jsou zaručeny, aby pomohly vašemu podnikání.
50 nejlepších tipů a triků pro správu zásob restaurace pro rok 2019
- Začněte svými kritickými položkami
Vaše nabídka je velmi kritickou součástí vaší restaurace a jako taková je dobrým výchozím bodem pro správu inventáře. Ve vašem menu je pravděpodobně několik položek, které jsou bestsellery (zejména ty s vysokou hodnotou, ale s nízkými náklady), takže si nemůžete dovolit špatně spravovat zásoby potřebné pro tyto položky. Měli byste mít „nejpřísnější“ kontrolu nad svými důležitými položkami. Tyto položky by měly být inventarizovány každou směnu a přinejmenším každý den.
2. Stanovte pars pro každou položku: V inventáři je „par“ úroveň, na které je zásoba doplňována. Nastavení par vám umožní mít dostatek zásob po ruce, protože vám nedojde to, co potřebujete. Mnoho operací nastavuje par na denní úroveň prodeje plus dodací lhůtu, aby se zajistilo, že podnik nebude nikdy bez těchto základních položek.
Pouze vědět, kolik máte po ruce, nemá žádnou hodnotu, pokud toto číslo nepřipojíte ke své výrobě a prodeji. Nezapomeňte přidat par do svého počtu na ruce vědět, kdy a kolik objednávat. To také pomůže udržet krok s vašimi prodejními jednotkami.
3. Implementujte proces pro správu inventáře restaurací: Udělejte si čas na implementaci procesu a držte se ho! Stanovte nejlepší čas na provedení inventáře, který se váže na váš objednávkový proces a doručení. Nezapomeňte si udělat čas na provedení inventáře nebo nechat své manažery zodpovědět za dokončení inventáře. Pamatujte, že čím složitější a rozmanitější je vaše nabídka, tím důležitější je, aby byl inventář vyplněn věrně.
4. Používejte účetní software pro správu inventáře restaurací: i když stále můžete počítat perem a papírem, je stále důležité, abyste jej vložili do softwaru, který souvisí s vaším prodejem. Podnikání v restauracích se stalo příliš složitým a časové nároky jsou příliš těsné na to, aby se pokusily udržet přehled o inventáři pomocí ručního nástroje, jako je pero a papír. Investujte do dobrého softwaru a nebudete litovat.
Nastavte softwarový systém řízení zásob. I když právě provozujete malou restauraci, budete mít v inventáři alespoň několik desítek položek a větší operace by mohly mít několik stovek. Skutečnou výhodou softwarového inventarizačního systému je funkce automatického výpočtu a pomocí softwaru můžete přednastavit příkazy, které se mají spouštět na určitých úrovních inventáře.
5. Provádějte sami sebe a kontrolujte místo: jakmile jste vytvořili proces pro správu zásob, ujistěte se, že jste první, kdo tento proces dokončil sám. Když je váš tým zodpovědný za provádění inventáře, zkontrolujte tento proces v intervalech, které vám nejvíce vyhovují, ať už je to jednou za měsíc nebo jednou za čtvrtletí. Pamatujte, že váš inventář je váš prodej, který dosud nepronikl registrem, takže nezapomeňte sledovat, co je v zadní části domu.
Pokud je spravováno správně, měli byste mít po ruce jen dostatek zásob, abyste mohli připravit vše v nabídce, ale ne příliš mnoho, aby produkty začaly kazit. Může také zabránit tomu, aby vás nebo vaši zaměstnanci byli „v pokušení“ těmi „skvělými obchody“, které vaši dodavatelé provozují - před nákupem „výhodné“ zkontrolujte svůj inventář a použití.
6. Naučte své zaměstnance v inventáři: Zasažení schránky nebo softwaru inventáře do rukou každého zaměstnance a jeho odeslání zpět do skladu je recept na katastrofu. Správa zásob nemůže spadat výhradně na jednu osobu - zejména v podnikových restauracích nebo v podnikech s více místy. Manažeři a vedoucí směn by měli doručovat podrobné zprávy o inventuře vždy, když vyprší časový limit a upozorní tým na hlavní výpadky nebo problémy.
Tato odpovědnost také spadá do vaší linky kuchaři a back-of-house zaměstnanců, kteří by měli dělat poznámky o rozlití, chyby a shnilé jídlo, kdykoli se s ním setkají. Výuka vašich zaměstnanců, aby se stali odborníky na zásoby nebo specializovanými matematiky, může být obtížná, ale je to snazší, pokud pro své zaměstnance začleníte snadno použitelný inventární systém.
Abyste zajistili maximální konzistenci a spolehlivost inventáře, musíte mít ve svém týmu dva až tři specializované příjemce zásob. Vyberte některé z vašich zaměstnanců, kteří se nejvíce zaměřují na podrobnosti, a „povýšte“ je do stavu příjemce inventáře.
Jakmile provedete svůj výběr, udělejte si čas na školení o správném řízení zásob. Odtud si vyberte několik z vašich interních odborníků, specialistů na příjem objednávek a skladování, abyste zajistili, že zavedené procesy probíhají tak, jak by měly.
Jakmile bude vaše dobře vyškolená skupina v provozu, tento proces dále upřesněte. Rozdělte různé povinnosti související s inventářem mezi své klíčové zaměstnance. Přiřaďte členy týmu k řešení následujících úkolů souvisejících s inventářem:
- Uspořádejte sklad
- Příjem objednávek
- Počet zásob
- Proveďte vyhledávání cen
- Vypočítat náklady na prodané zboží
- Odeslat finanční zprávy
Přiřazením těchto úkolů jste právě vytvořili svůj vlastní seznam bodových lidí, kteří se zeptají, kdy potřebujete odpovědět na otázku o inventáři.
7. Sledujte svůj prodej denně: I když je to jen každodenní pětiminutová recenze vedoucí k týdennímu hlubokému ponoru do vašich dat, nejlepší praxí je sledovat prodej restaurací každý den. Když kontrolujete prodeje denně namísto týdně, dvakrát týdně nebo měsíčně, zůstáváte v souladu s okamžitými změnami ve vaší restauraci, abyste mohli rychle a včas upravovat plánování zásob vaší restaurace a dodávky dodávek.
Například, pokud máte sezónní položku, kterou plánujete odebrat z vašeho menu, můžete snadno vidět, kdy se dennodenně vyřazuje z očí vašich zákazníků místo toho, abyste ji z nabídky nechali příliš brzy nebo příliš brzy.
Pokud nemáte správnou technologii, může být sledování prodeje a analýza dat docela obtížné. Namísto toho, abyste všechno sami ručně zpracovali z inventáře nebo pokrčili rameny a hádali intuicí, ujistěte se, že máte přístup k datům přímo z vašeho systému prodeje. Tímto způsobem můžete sledovat odchylky a pokusit se zjistit zdroj ztráty.
8. Proveďte inventář „Just In Case“: Vaše restaurace by si měla ponechat další zásobu ustanovení, která mají tendenci jít rychle. V případě nouze můžete použít tato zvláštní ustanovení k plnění objednávek ak uspokojení zákazníků. Nezapomeňte pravidelně vypínat tento inventář „jen pro případ“, aby se v době, kdy se s ním budete pohybovat, nezhoršil.
9. Začněte od začátku: Začněte od nuly a nestavte na tom, co je již na zemi. Ať už jste novým vlastníkem, generálním ředitelem nebo vedoucím kuchyně v restauraci, musíte svůj inventář ověřit, abyste věděli, kde stojíte.
Proveďte toto počáteční počítání sami, i když máte v úmyslu delegovat odpovědnost za řízení zásob. Neexistuje žádná náhrada za to, co vidíte na regálech a v chladiči, jako základní znalosti pro správu restaurace a dohled nad kontrolou zásob.
10. Stanovte firemní zásady pro řízení zásob : Ujistěte se, že jsou vedeny přesné záznamy o zásobách a že alespoň jedna strana je konkrétně odpovědná za správu zásob. Mnoho restaurací dnes provádí inventuru denně nebo dokonce v reálném čase a téměř všechny alespoň jednou týdně.
11. Nastavte svůj postup řízení zásob, pokud je to možné, zapojit dvě osoby : Nejenom že dvě sady očí sníží pravděpodobnost, že během inventury bude něco chybět, je to také dobrá obecná opatření v oblasti bezpečnosti a ochrany proti ztrátě. Párování snižuje chyby a pokušení manipulovat s výsledky nebo kapesním zbožím.
12. Sledujte své použití: Potvrďte očekávané použití a prozkoumejte významné odchylky. Restaurace mohou sledovat přesná čísla každé položky v nabídce prodávané každý den, a proto mají také docela dobrou představu o tom, jaké ingredience se používají a jak by se to mělo odrazit v inventáři. Rozdíly v inventáři jsou však součástí restaurační činnosti.
Zaměstnanec někdy omylem zničí velkou dávku jídla nebo dojde ke znehodnocení v důsledku zrušení banketu nebo jiné očekávané poptávky, která se nenaplní. Významné odchylky od očekávaného použití však mohou představovat krádež a měly by být prozkoumány.
Pokud spravujete inventář pro větší restauraci, zvažte systém kontroly optického snímání čárových kódů nebo vysokofrekvenční ID. Tyto systémy dále automatizují proces řízení zásob a usnadňují vedení sledování využití a vyšetřování ztrát.
13. Připravte své prodejní místo ke sledování svého inventáře: Nejprve musíte zadat každou jednotlivou složku, která jde do vašeho jídla. Můžete prodávat cheeseburgery a mléčné koktejly, ale kupujete hovězí maso, sýr, zmrzlinu a mléko (mimo jiné). Definujte minimální úrovně každé složky a přiřaďte je ke svým dodavatelům.
Když zásoby klesnou, prodejní místo vás může upozornit na tuto skutečnost a dokonce vygenerovat objednávku k doplnění spotřebního materiálu, připravenou k podpisu. Přidání všech položek nabídky je na druhém místě, protože budou vycházet z receptů používajících vaše ingredience. Tímto způsobem může vaše prodejní místo automaticky aktualizovat množství všech ingrediencí v jakémkoli jídle, které prodáváte.
14. Připravte své zaměstnance (nebo sebe) na rutinní inventarizaci: Přestože by si měl být každý alespoň vědom, jaké jsou postupy a očekávání, měli byste zajistit, aby za to odpovídal jeden nebo dva lidé, jak bylo uvedeno výše.
Chcete-li dosáhnout ještě lepších výsledků, ujistěte se, že to nejsou dva lidé. V každém případě by měl kdokoli manipulovat s inventářem dnes také ten, kdo s ním zítra a další den nakládá. Potřeba konzistence se vztahuje i na personál: v průběhu času bude úkol zrychlenější a plynulejší, pokud to bude pokaždé řešit stejný tým.
15. Zhodnoťte své okolí: Nyní, když je vše připraveno k započítání v prodejním místě, musíte je nejprve spočítat sami. Nevadí, pokud jste počítali den předtím. Začínáte zde nový režim a je nejlepší začít od nuly. Budete mít možnost provést inventuru přímo z vašeho prodejního místa.
Spočítejte vše, co lze spočítat. Zvážit vše, co je třeba zvážit. Aktualizujte všechna množství a uložte změny. Potom, a to je opravdu důležité, nechte někoho jiného, aby to udělal znovu. Když všechna vaše čísla souhlasí, pak víte, že jste hotovi.
16. Vytvořte plán pro ruční inventurní inventury - a pak postupujte podle: Myšlenka denního manuálního inventarizace se může jevit jako ztráta času, pokud máte prodejní místo, které automaticky aktualizuje inventář s každým prodejem, ale prodejní don Neříkám celý obrázek inventářem.
Rozlití tekutin, vadnutí listové zeleniny, maso může zkazit a jídla mohou zákazníci poslat zpět. Je důležité zkontrolovat přísady a ověřit, zda realita odpovídá očekáváním. Když se budete držet svého harmonogramu, budete mít týdny, pak měsíce, pak roky dat, abyste se vrátili a analyzovali.
17 . Pokud jde o manuální inventarizaci, je třeba denně kontrolovat kvalitu zboží podléhajícího rychlé zkáze, abyste je mohli také spočítat, když jste tam. Nezničitelné položky by měly být započítávány jednou nebo dvakrát týdně, v závislosti na tom, jak rychle jimi procházíte. Měli byste to dělat vždy, když jste zavřeni, nejlépe před otevřením.
Důležité je dodržet plán, jako by na tom záleží vaše podnikání. Nemůžete to odložit, a není to tak, jako byste to mohli udělat dvakrát další den, abyste to kompenzovali. Čím více zásobujete své prodejní místo pravidelnými a spolehlivými údaji, tím lépe pochopíte své nákupy a použití.
18. Zaznamenejte plýtvání (a proč k němu dochází): jak již bylo zmíněno dříve, plýtvání se může a bude čas od času odvíjet bez ohledu na to, jak dobře se ho snažíte omezit. Kdykoli se však jídlo z vašeho inventáře odečte, měli byste znát důvod. Většinu času se tento důvod nachází ve zprávách o prodeji. Ale když se jídlo neprodává a stále se stahuje z police? Musíte to také vědět.
Při manuálním inventarizaci nevyhazujte pouze vypršené ingredience a aktualizujte svůj inventář. Zaznamenejte odpad a uveďte důvod. Totéž by mělo být provedeno, když se něco rozlije nebo zákazník něco pošle zpět. Skvělé sledování zásob není jen o tom, co máte po ruce. Když víte, co jste promrhali, můžete těmto ztrátám dát znaky dolaru a vycítit dopad. Když víte, proč jste promrhali, můžete podniknout opatření, která zabrání tomu, aby se to opakovalo.
19. Před provedením dodávek se ujistěte, že je inventář aktuální: Kdykoli víte, že budete provádět dodávky, ujistěte se, že začínáte od čerstvě ověřeného počtu. To zabraňuje možnosti záměny při přidávání nových zásob s tím, co je již na policích.
20. Vytvořit sekce: Je vaše úložiště rozděleno na oddíly ? Máte prostor na těstoviny, zeleninu, ovoce a koření? Pokud mísíte své produkty se suchým zbožím, bude řízení zásob o něco obtížnější.
Rozdělení úložného prostoru nejen znesnadňuje inventář, ale také usnadňuje pokyn personálu, aby něco získal ze skladu. Namísto toho, abyste poslali své zaměstnance na lov, je jasně definovaná sekce pro každou položku hračkou pro načítání položek.
21. Seskupujte podobné položky: Počítání krabic šálků je jednodušší než počítání polic nebo jednotlivých šálků, že? Ale pro zaneprázdněného pracovníka, který potřebuje šálku šťávy o velikosti 16 uncí (a který nemyslí na to, že by se kontrola inventáře objevila až později v týdnu), se zdá, že otevření nejrychlejšího řešení je otevření nové krabice místo hledání již otevřené. Připomeňte zaměstnancům, že první použití otevřených balíčků je nezbytné pro rychlejší inventarizaci. A nezapomeňte jim říct, že to nakonec nakonec usnadní jejich práci.
Pravděpodobně z času na čas skončí se dvěma otevřenými boxy, ale pokud váš personál chápe důležitost procesu, rozmyslí si dvakrát, než se roztrhne do nové krabice.
22. Udělejte si zvyk: Proces krok za krokem zvyšuje spolehlivost zásob a zlepšuje konzistenci mezi různými příjemci zásob. Váš proces by měl podrobně popsat, kde by se mělo a mělo začít s inventarizací. A to, co funguje pro jednu restauraci, nebude fungovat pro všechny. Rozhodněte se, který styl si myslíte, že se nejlépe hodí. Možnosti, které můžete použít, zahrnují:
- Pracujte ve směru hodinových ručiček a pohybujte se po místnosti, počínaje dveřmi ve 12 hodin
- Počítání zepředu dozadu a shora dolů
- Nejprve počítejte s chladičem a poté se přesuňte do suchého skladu
Zjistíte, že pokud vytvoříte systém, bude vaše práce snadnější na provedení. Jakmile váš proces skončí, uvidíte na první pohled, jak daleko během procesu inventarizace vaši zaměstnanci jsou pouhým vstoupením do úložného prostoru.
23. Incentivize: Již děláte vše výše uvedené a váš inventář je stále přinejlepším pochybný? Už vás nebaví nadávat jednotlivce, který nepochopil nebo špatně zakryl? Pokud nejste, pravděpodobně je. Místo toho zkuste použít pozitivní posílení. Odměňte své nejspolehlivější a nejkonzistentnější příjemce zásob.
Motivace nemusí být vždy v dolarech a centech, dejte svému inventáři příjemně vyhlížející nové jednotné tričko nebo odměňte zaměstnance hodinovou volnou výplatou. Pravděpodobně uvidíte vzrušení v nadšení i spolehlivost zásob.
24. Nevynechávat nepoužívaný inventář: Vaše sklad a spíž by měla být dynamická místa. Pokud tomu tak není, nevyužitý inventář je nečinný ... zabírá prostor ... stojí vás peníze. Ať už děláte cokoli, neignorujte to. Získání inventáře vám dává vážnou výhodu - příležitost skutečně něco udělat s věcmi, které máte příliš mnoho.
Řekněme, že si objednáte 2 sáčky soli týdně jako hodinky. Namísto slepého zadávání objednávky pouze za účelem hromadění ve skladu, podívejte se na svůj inventář, upravte svou objednávku a pověste na více svých peněz. Když zjistíte přebytek nabídky, odřízněte tuto položku od vaší další objednávky ... a nechte ji řezanou, dokud nespálíte většinu svých zásob.
25. Nepovolit plýtvání potravinami : dochází k plýtvání potravinami. Ale jednou z hlavních výhod inventarizace je vidět, kolik utrácíte. Poté máte šanci omezit odpad ve vaší restauraci. Umožněte svým zaměstnancům uvádět přebytečné ingredience v denních speciálech. Mohou hrát aktivní roli v prevenci nadměrného objednávání potravinového odpadu prodejem speciálů. Pokud jste se ocitli s dalším případem žabích nohou, vysnívejte si předkrm obsahující žabí stehýnka a nabídněte svým hostům večeři.
Místo tisku speciálních nabídek nechte své servery slovně prezentovat speciální hladovým čtenářům. Dobře využijete nejen jinak zbytečné jídlo ... Připomenete také svým zaměstnancům, jak moc restaurace ztratila při nadměrném objednání.
26. Don't Estimate Quantities: hodně času lidé, kteří cítí, že jsou „prožívaní“, prostě provedou odhady, místo aby skutečně dělali počet. Například mohou říci „to vypadá asi na 3 tucet vajec“, aniž by skutečně otevřeli kartony.
To je naprosto nepřijatelné. Odhadovaný inventář není pro manažera ani pro restauraci vůbec užitečný. Pokud používáte tabulku Excel nebo manuální metodu počítání papíru ... musíte každou položku spočítat pokaždé.
Pokud máte na své straně právě tu správnou technologii, můžete se s jistotou zapojit do vypočítaných odhadů, minimalizovat možnost chybných účtů a stále mít potřebná finanční čísla.
27. Nezklamejte vyšetřování krádeží: i když nemusíte být Sherlock Holmes, pokud váš inventář naznačuje, že kradne zaměstnanec (nebo možná dva), musíte podniknout kroky. Nešťastnou skutečností je, že až 43% maloobchodních ztrát (včetně potravinářského průmyslu) lze přičíst krádeži zaměstnanců.
A šokující je, že 75% všech zaměstnanců uvádí, že v určitém okamžiku ukradli zaměstnavateli. Jak tedy víte, že zaměstnanec krást? Sledujte rozdíly mezi náklady na prodané zboží a množstvím, které máte k dispozici. Pokud existuje rozdíl, nemusí to nutně znamenat, že někdo ukradne ... vaši šéfkuchaři mohou být prostě příliš přísní s přísadou.
Měl by však vyvolat další vyšetřování ... je to plýtvání potravinami nebo je to krádež? Samozřejmě, pokud položky, které stále přicházejí, jsou vaše nejlepší láhve vína nebo dokonce vaše nejlepší kousky masa, pravděpodobně máte případ krádeže zaměstnanců na ruce.
Faktem je, že i ten nejlepší zaměstnanec není imunní vůči pokušení. Pokud jste své zaměstnance poučili o důležitosti zásob, můžete vidět další výhodu: Ukažte svým zaměstnancům, že udržování přesných zásob je dobrým způsobem, jak si udržet svou práci.
28. Získejte zaměstnance, aby nakoupili do správy zásob: Víte, jak důležitý je váš inventář ... ale vědí vaši zaměstnanci? Pokud vaši zaměstnanci nechápou, jak naprosto kritický inventář je pro zdraví vaší restaurace, nemusí věnovat velké úsilí tomu, aby se ujistili, že mají pravdu.
Udělejte si čas, abyste formálně vyškolili své zaměstnance o významu zásob a praxi. Vaši zaměstnanci potřebují vědět, že přesné údaje mohou zlepšit váš výsledek. A to přímo ovlivňuje úspěch restaurace a jejich bezpečnost práce.
29. Naplánujte to pravidelně: Kdy provedete inventarizaci? Pokud je vaše odpověď během vašeho prostoje, pak to není dost dobré. Chcete-li se ujistit, že se inventář skutečně stane, naplánujte si konzistentní čas na každý týden. Udržování pravidelně stanoveného plánu zvyšuje spolehlivost údajů o počtu kusů. Protože to berete ve stejném bodě v týdnu každý týden, měli byste vidět soulad mezi čísly. Naplánujte inventář pro klidný čas mezi obědem a večeří, aby byl tento proces co nejbolestnější.
30. Kompletní předběžná dodávka inventáře a po velké dodávce : pokud vaše skladová místnost vypadá neuspořádaně, nejste ani zdaleka sami. I když máte místo pro všechno a všechno je na jeho místě ... dodací den bude hektický. Pokud vaše dodávky dostanete ve čtvrtek, proveďte inventarizaci jako středeční úkol. Tvůrci inventáře ocení toto promyšlené gesto.
31. Proveďte bodové kontroly : Nemůžete počítat každou položku každý den. Ale čas od času si můžete vybrat několik na místě. Vyberte 4 obzvláště drahé položky každý týden ... nebo několik položek, u kterých se vám zdá, že jejich zásoby neustále klesají ... a inventarizujte tyto produkty každý týden. Kontroly na místě jsou zvláště užitečné v situacích, kdy již máte podezření, že některé položky chybí
Informace, které shromáždíte, vám poskytnou lepší představu o tom, kdy chybějící položky mohly vyjít z kuchyně. Při provádění namátkových kontrol byste se měli snažit být nepředvídatelní, aby vaši zaměstnanci nemohli uhodnout konkrétní skupinu položek, z nichž se pokusíte provést inventuru.
32. Lock It Up : Zacházejte se svým inventářem jako s hotovostí. Protože to ve skutečnosti představuje dolary a centy. Udržujte spolehlivost inventáře v bezpečí tím, že jej uzamknete. S vaším inventářem na zabezpečeném místě si můžete být jisti, že s ním není manipulováno a že vaše údaje jsou stejně spolehlivé jako v den, kdy jste je dostali.
Co držíte pod zámkem a klíčem? Položky, které vám nejvíce záleží. Pokud vaši zaměstnanci uvidí, jak podnikáte kroky k zajištění bezpečnosti svého inventáře, budou vědět, kolik vám na tom záleží ... což je může inspirovat k tomu, aby se starali o trochu víc.
33. Nekupujte příliš mnoho : Jedním z nejjednodušších způsobů, jak udržet svou restauraci finančně fit, je omezit zásoby. Ale kolik toho stačí? Tato otázka trápila restaurátory po celá léta. Nechcete svázat všechny své peníze do inventáře nebo riskujete ztrátu spoustu peněz kvůli znehodnocení. Ale také nechcete vyčerpat nejoblíbenější produkci nebo nejlepší proteiny. Je vhodné udržovat inventář na 1, 5násobku týdenních nákladů na prodané zboží.
34. Automatizujte svůj inventář: Neexistuje žádný způsob, jak to obejít ... měli byste automatizovat proces inventarizace. Nemáte čas na listy na sledování papíru nebo manuální tabulky ... zejména když posledních 5 let vytvořilo snadno použitelné a cenově dostupné restaurace.
Jistě, existuje mnoho způsobů, jak můžete udělat inventář. Při rozhodování o tom, která metoda je nejlepší, je však třeba zvážit několik univerzálních pravd. Tabulky v tomto moderním věku zdaleka nejsou dobré. Opravdu neexistuje žádný jiný způsob, jak to říct.
Od zdlouhavého ručního zadávání až po časově náročné vytváření vzorců jsou metody inventarizace založené na tabulkách plné úkolů, na které prostě nemáte čas. Díky aplikacím bude váš život mnohem jednodušší a bude to mít finanční výhodu. Automatizací pořizování inventáře to můžete udělat rychleji ... můžete to dělat přesněji… a můžete úkol dostatečně zjednodušit, aby to mohl udělat kdokoli.
Udělejte sami sobě a své firmě solidní laskavost, použijte aplikaci nebo speciálně navržený software k převzetí inventáře. Úspora času, jednoduchost, snadnost vytahování hlášení ... všechny tyto funkce vás přimějí přemýšlet, proč jste tak dlouho čekali. Moderní restauratér to nemusí dělat sám, pokud jde o inventarizaci. Účinnost a přesnost inventáře můžete zvýšit tím, že uvedete správný proces a technologii do práce.
35. Vyvinout systém a vyškolit všechny své zaměstnance : Chcete-li zajistit, aby se ve vaší činnosti stal proces restaurace stále zelenějším, vyškolte na něm všechny své zaměstnance. Ano, je nepravděpodobné, že budete potřebovat celý svůj personál pro každou kontrolu zásob, ale myšlenkou je, že v případě potřeby by se mohl kdokoli pokusit pomoci. Konkrétní položky inventáře se budou lišit v závislosti na restauraci, ale vyškolte své zaměstnance v těchto všeobecných podmínkách správy zásob:
- Sedící inventář : Toto je množství produktu (nebo dolarů v hodnotě), které aktuálně vlastníte. Ať už použijete jakékoli přírůstky, ať už jsou to míry nebo částky v dolarech, zajistěte, že budete všude konzistentní.
- Vyčerpání : Jedná se o množství produktu (v hodnotě dolarů), které jste použili v nastaveném časovém okně. Nastavte svá okna na denní, týdenní nebo měsíční přírůstky a vypočítávejte pomocí prodejních údajů ze systému POS.
- Použití : Jedná se o množství inventáře v sezení (nebo v hodnotě dolarů) vydělené průměrnou spotřebou v rámci nastaveného okna. Pokud tedy máte v inventáři sezení 4 galony omáčky a míra vyčerpání je galon týdně, použití omáčky je 4 týdny.
- Variace : Jedná se v zásadě o rozdíl mezi vaším teoretickým využitím (obvykle „vypočteno“ vaší POS) a skutečným využitím. Pokud tedy zaznamenáte využití hovězího masa za 100 USD týdně a vaše POS „předpovídá“ 90 USD, vaše rozptyl je 90 USD (teoretický) - 100 USD (skutečný) = - 10 $ nebo -10%.
- Výnos : Jedná se o procento produktu, který je ve skutečnosti účtován v prodeji, oproti teoretické částce, kterou by POS měl použít. Vypočítejte si výnos tím, že vezmete své teoretické využití a vydělíte skutečným. V posledním příkladu: Teoretické použití je 90 $ a skutečné využití 100 $ nebo 90 $ (teoretické) / 100 $ (skutečné) = 0, 90 $ nebo 90%
36. Pravidelně a důsledně spravujte inventář: Získání inventáře není fuška, takže se k léčbě neléčte jako k ničemu! Data, která sbíráte ze snahy o správu inventáře, určí vaše menu a nakonec i budoucí strategii celé restaurace. Ve všem, co děláte: buďte proaktivní, pravidelní a nečekejte, až vám téměř dojde něco, na co odpovíte.
Vezměte si inventář vždy ve stejnou denní dobu a přibližně ve stejnou dobu v týdnu. Pokud tak neučiníte, lehká nekonzistence to zahodí mezi relacemi. Pokud jdete jeden měsíc ráno na inventář, pak ho vezměte příští večer, najdete v údajích nesrovnalosti. Provedení inventáře ve stejném časovém období týden po týdnu zajišťuje, že vaše data jsou co nejpřesnější a nejspolehlivější.
37. Přijměte mentalitu First in First out (FIFO): FIFO znamená „first in first out“. Nemá smysl používat nové položky k vaření, pokud ještě zbývá nějaká šarže. FIFO navrhuje, abyste ve svém inventáři použili nejdříve starší jídlo a zajistili, že se nic nepovede.
Tato čtyři písmena tvoří zlatý standard pro správu všech zásob v restauracích a zajišťují, že šetříte svůj inventář sezení. Chcete-li použít efektivní strategii FIFO, označte veškeré jídlo datem, kdy jste jej obdrželi, a datem, kdy vyprší jeho platnost. Používejte potraviny, které vyprší dříve, než ostatní potraviny, a buďte ostražití ohledně toho, co se krátí.
38. Vezměte inventář po uzavření restaurace nebo před jejím otevřením: Během prodeje zboží nemůžete provést přesnou inventuru. Kdykoli si vyberete, držte se ho. Pokud budete vždy provádět inventář v úterý, ale někdy to děláte v noci a někdy ráno, dojde k výkyvům výsledků za týden.
39. Před provedením inventáře vyčistěte a uspořádejte skladové plochy: Vyhoďte položky, které vypršely, přemístěte podobné položky na stejnou polici a obecně uklidte.
- Pokud používáte váhy k vážení zásob a měření porcí, kalibrujte je každý týden.
- Standardizujte, jaké jsou vaše jednotkové náklady. Cena mnoha položek (například mletého hovězího) se mění každý týden. Jako standard používejte nejnovější zaplacenou cenu. Je to nejjednodušší najít a zapamatovat si
40. Správa surovin: Inteligentní správa zásob je nezbytná, aby nedošlo k plýtvání. Pomocí těchto bodů se ujistěte, že vaše populace je efektivně využívána.
- Pokuste se pro svůj inventář restaurace použít minimální způsob skladování, zejména v případě zkáze.
- Rovněž objednání pouze v případě potřeby zabraňuje plýtvání.
41. Řízení a kalkulace receptů : Standardizace a správa receptů jsou nezbytné pro řádnou správu zásob, protože pomáhají snižovat náklady na potraviny. Ve standardním receptu je uvedeno množství každé použité složky; proto systém řízení zásob může snadno posoudit, kolik dní zbývá zbývající zásoby. Náhodné použití přísad vede k nerovnováze v zásobě a způsobuje, že zásoba před časem vyschne.
Vložte své recepty do POS softwaru, abyste zhodnotili použití surovin s ohledem na prodej. To vede k nižšímu okrádání v restauraci. U větších řetězců to pomáhá zaručit chuť pokrmů, protože recepty budou v prodejnách stejné. Pomocí funkce kalkulace receptů můžete také odhadnout, kolik vás bude příprava jídla stát.
Musíte jen nakrmit recept spolu s částí každé složky a systém řízení zásob v restauraci vám poskytne jídlo za jídlo. To vám dále pomůže rozhodnout o prodejní ceně daného produktu. V ideálním případě by náklady na jídlo měly být 30% z nabídky nebo prodejní ceny.
42. Řízení trvanlivosti: Řízení skladovatelnosti je nedílnou součástí řízení zásob restaurací. Každá položka v inventáři má určenou dobu použitelnosti. Některé položky, jako je rýže, mohou trvat roky, zatímco některé, jako je zelenina, se mohou rychle kazit.
Proto je nezbytná správa trvanlivosti skaze. U každé položky v inventáři můžete určit, jak dlouho mohou být uchovány a následně použity, než se zkazí. Pokud z důvodu pomalého prodeje nebo z jiného důvodu nebyly položky během tohoto období použity, budete upozorněni, že se pokazily a neměly by se používat k přípravě pokrmů.
43. Reporting and Analytics : Reporting and Analytics je dalším důležitým prvkem správy inventáře restaurací, který pomáhá při provozování restaurací. Zprávy o prodeji a využití surovin pomáhají předpovídat a vytvářet budoucí plány. Výkazy zisků a ztrát jsou generovány v závislosti na prodeji a spotřebě akcií. Tato funkce vám dále pomůže;
- Analýza trendů v zásobách - Můžete analyzovat trendy v zásobách a přijímat informovaná rozhodnutí, například při rozhodování o nabídce. Podrobné zprávy založené na spotřebě každé populace poskytují informace o tom, která složka je nejoblíbenější, a je třeba ji více využívat v receptech.
- Sledujte zásoby a udržujte přesnost - Přesný seznam dostupných spotřebních materiálů vám pomůže sledovat denní a týdenní použití
- Dolaďte své předpovědi. Přesné předpovídání je zásadní. Vaše předpokládané výpočty prodeje by měly být založeny na faktorech, jako jsou historické údaje o prodeji
44. Používejte software pro správu inventáře v cloudu : Vyhledejte software s analytikou prodeje v reálném čase. Vyhledejte software, který se připojí přímo k prodejnímu místu, takže úroveň zásob se při každém prodeji automaticky upraví. Dostávejte denní e-maily s upozorněním na zásoby, abyste vždy věděli, které položky jsou nízké nebo vyprodané, takže si můžete včas objednat více.
45. Propojení kontroly kvality s řízením zásob: Zaměstnancům by měly být poskytovány kontrolní seznamy a / nebo počítačové systémy, které jim mohou pomoci při dodržování správných postupů při kontrole zboží, které obdrží. Veškeré zboží musí být zkontrolováno, zda neobsahuje známky poškození, včetně netěsností, roztržení nebo rozbitých pečetí; nesrovnalosti v popisech - barvy, styly a velikosti produktů musí být shodné s objednávkami; a ceny a podmínky prodeje. Pokud je kvalita produktu nižší, než bylo dohodnuto, měla by být položka vrácena dodavateli. Tímto opatřením se rovněž zamezí zbytečnému zvýšení úrovně zásob.
46. Přezkoumejte své bezpečnostní zásoby: někdy se manažeři restaurací mohou zajímat o množství zásob, které jejich spíž nesmí klesnout. Jednoduchá odpověď je nula. Bezpečnostní zásoby jsou užitečné, pouze pokud jsou použity. Celkovým bodem bezpečnostních zásob je ochrana před očekávanými změnami poptávky a nabídky.
Pokud své bezpečnostní zásoby nikdy nepoužíváte, máte příliš mnoho. V průměru byste měli být pod úrovní bezpečných zásob polovinu času, kdy je k dispozici doplnění, a nad ním druhou polovinu. Pokud tomu tak není, je třeba znovu prozkoumat, jaké produkty uchováváte na každém místě, abyste z inventárního dolaru získali maximum.
47. Naplánujte si úložný prostor: Aby bylo možné maximalizovat úložný prostor, musí být naplánován každý centimetr spíž. Je to jeden z nejlepších postupů řízení zásob, který lze implementovat bez velkých nákladů. Prostor musí být uspořádán tak, aby umožňoval rychlé a plynulé přepravování zboží. Musí existovat také dostatečný prostor pro pohyb lidí.
Nakonec byste měli být posedlí svými daty. Pokud budete postupovat podle všech těchto kroků, zjistíte, že máte ve své firmě úchyt, jako jste nikdy předtím. Budete mít možnost porovnat své využití s tím, co předpovídáte, a podle toho upravit nákupy.
Budete vědět, co přichází, co je na cestě ven, co bylo zbytečné, kdo to promarnilo - seznam pokračuje. Když v reálném čase posloucháte svá data, budete mít lepší představu o tom, jak vaše firma funguje, co vás to stojí a jak ušetřit peníze.
Ve skutečnosti se celé cvičení inventáře jako celek přibližuje vašemu podnikání. Tok zásob z dodacích dveří vzadu až do žaludků vašich zákazníků se stane jasným obrazem a budete mít data vyzbrojena, abyste to tak udrželi. Mít dobrý software pomáhá, ale musíte se zavázat k tomu. Jídlo v kuchyni je příjem, který na vás čeká, ale je to také výdaj, za který jste již zaplatili. Nepřehlédněte to.