20 tipů a triků pro správu času na pracovišti pro zaměstnance

Chcete zvýšit produktivitu tím, že budete lépe spravovat svůj čas? Pokud ANO, zde je 20 tipů a triků pro správu zaměstnanců na pracovišti .

Zde jsou některé dovednosti v oblasti řízení času zaměstnanců, které mohou pomoci zlepšit vaši produktivitu v práci a také rozvíjet vaše dovednosti v oblasti řízení času. Vyberte a používejte tipy, které vám nejlépe vyhovují.

20 tipů a triků pro správu času na pracovišti pro zaměstnance

  1. Nejdůležitější úkol by měl být vždy na prvním místě

Nejzákladnějším a zároveň nejvyšším pravidlem v řízení času je nejprve dokončit nejdůležitější úkol. Toto pravidlo platí pro každého jednotlivce na všech úrovních. Na začátku dne vyberte nejdůležitější úkoly, zejména ty s termínem a dokončete je bez chyb.

Jakmile jste vyhledali nejdůležitější úkoly dne, již jste svůj den efektivně zvládli a samozřejmě můžete přejít na zbývající aktivity dne

  1. Dostatečně se vyspat

Zkrácení doby spánku opravdu nízké na práci není způsob, jak ukázat tvrdou práci nebo produktivitu. Je zřejmé, že jsou časy, kdy budete možná potřebovat chvíli zůstat, nebo zůstat celou noc, abyste si něco udělali; to není škodlivé, ale nedostatek spánku trvale může ovlivnit vaši produktivitu.

Téměř každý potřebuje 7-8 hodin spánku každý den, aby naše mysl a těla fungovaly optimálně; nemusí se vám dostat až 8 hodin spánku každý den, ale vždy se ujistěte, že máte dostatek odpočinku, obnoví energii vašeho těla.

3. Cvičte a jíst zdravě

Mnoho vědců spojilo zdravý životní styl s produktivitou. Stejně jako dostatek spánku bylo prokázáno, že zdravé stravování a cvičení pomáhají zvyšovat hladinu energie, zlepšují schopnost soustředění a čistí mysl.

  1. Zůstaňte zaměřeni na úkol

Směrování vašeho zaměření ve skutečnosti začíná od okamžiku, kdy začíná váš den. Měli byste si procvičit, jak se zaměřit tím, že vytvoříte denní, týdenní nebo měsíční kalendář. Začněte den kontrolou kalendáře; kontrola vašeho e-mailu je důležitá, ale zkuste to udělat jako první, co zkontrolujete.

Spolu s denním kalendářem také vytvořte seznam priorit. Toto je forma seznamu úkolů, kde je seznam úkolů nebo událostí pro daný den, od vašich nejvyšších priorit. Stanovením předem, jaké schůzky máte a jaké úkoly je třeba dokončit dnes, se při konečném čtení e-mailů budete lépe rozhodovat.

Jakmile začnete s úkoly dne, je čas se soustředit. Nezačínejte úkol bez rozptylování, zvláště pokud jste někdo, kdo neví, jak efektivně pracovat uprostřed rozptýlení. Pokud tedy pro tento úkol nepotřebujete telefon, odložte jej nebo odložte, můžete si hlasové zprávy přečíst později; Pokud pracujete na internetu, zkuste zavřít ty karty, které vás mohou rozptýlit jako zábavné weby s videem, herní weby atd.

Dalším krokem je koncentrace. Po rozptýlení se budete muset soustředit na úkol, který máte po ruce. Zaměřte se úplně na úkol. V závislosti na tom, co pro vás funguje, můžete jít na klidné místo, poslouchat nějakou hudbu při práci, cokoli, co vám pomůže soustředit se na úkol.

  1. Vypněte všechna vyrušení

Je velmi snadné ztratit zaostření, když je neustále přerušeno. Neustálé rušení může zničit koncentraci, o které bylo prokázáno, že snižuje IQ. Když jste připraveni provádět vysoce kvalitní úkoly, musíte ukončit všechny rozptýlení, i když se týkají práce.

Kromě toho, že očekáváte velmi důležitou poštu, měli byste také vypnout e-mailová upozornění. Vyvarujte se také volnému výkonu úkolů, které jsou méně důležité a méně aktuální, protože chcete více úkolů. Čas, kdy musíte splnit velmi důležitý úkol za přísných časových omezení, možná není ten nejlepší čas pro multitasking, musíte se soustředit.

  1. Plán přerušení

Už jste někdy byli v pozici, kdy si na konci dne uvědomíte, že jste nedosáhli všeho, co jste plánovali dosáhnout? Musíte očekávat přerušení a naplánovat k nim.

Pokud máte 8 hodin práce, plánujte dosažení svých cílů na den za 6 hodin. Vždy si připravte plány, které budou provedeny nejméně o 2 hodiny dříve, než ve skutečnosti musíte být. Odložte 2 hodiny na pokrytí těchto zdánlivě rozptýlených časů, abyste zajistili, že to neovlivní váš rozvrh. Nezapomeňte, že rozptýlení vždy přijde, musíte být aktivní.

  1. Naučte se říkat NE

Jedním ze způsobů, jak zlepšit dovednosti v oblasti řízení času a naučit se efektivně pracovat s více úkoly, je přijmout více úkolů nebo příležitostí se stejnými nebo velmi blízkými lhůtami. Musíte ale vědět, kdy není v pořádku převzít více odpovědností, i když jsou to příležitosti. Měli byste se snažit přijmout pouze úkol, o kterém jste si jisti, že budete mít dost času na dokončení.

  1. Zkontrolujte svůj e-mail jen několikrát denně

To je možná jeden z pracovních návyků, které je pro zaměstnance obtížné rozbít. Porušení tohoto návyku je však jedním z nejlepších zaměstnanců, které si mohou zaměstnanci poskytnout. Budete překvapeni, kolik času ušetříte, když nekontrolujete a neodpovídáte na každý e-mail, který obdržíte celý den. Samozřejmě musíte reagovat na důležité e-maily, ale výrazně snížit počet, kolik času strávíte kontrolou e-mailů.

9. Nepoužívejte složku Doručená pošta jako seznam úkolů

Nevytvářejte seznam úkolů ve své poštovní schránce, protože byste s největší pravděpodobností trávili mnohem více času kontrolou seznamu v e-mailu, než byste zkontrolovali seznam úkolů napsaný na jednoduchých poznámkách nebo na jakémkoli jiném kusu papíru. Většina zaměstnanců se seznamem úkolů ve své e-mailové zprávě zkontroluje svou doručenou poštu, reaguje na e-maily, odchozí poštu, smaže atd. Pokaždé, když prostě chce zkontrolovat svůj seznam úkolů. Než budou hotovi, zkontrolují svůj seznam priorit, strávili by čtyřikrát tolik času, kolik měli v úmyslu strávit.

  1. Prioritizovat na základě hodnoty

Dalším způsobem, jak co nejlépe využít svůj den a dosáhnout toho, aby byl dokonale produktivní, je upřednostnění vaší práce na základě přidané hodnoty. Pomocí pravidla 80/20% se více zaměřte na 20% úkoly nebo metody, které poskytují 80% výsledky. To pomůže zajistit, že nebudete trávit příliš mnoho času aktivitami, které přidávají jen malou nebo žádnou hodnotu.

  1. Nemysli na úplnost svého seznamu úkolů

Přestaňte přemýšlet o svém seznamu úkolů každou vteřinu dne, práci to nedokončí. Ano, ty dny se zdánlivě ohromujícím počtem úkolů přijdou; přemýšlení o tom dlouhém seznamu úkolů a obavách o to, jak je všechny zvládnout včas, by vás naplnilo pouze strachem, únavou, někdy stížnostmi a nakonec vám to zabere produktivnější čas než vám to pomůže maximalizovat.

Kdykoli je váš seznam úkolů opravdu dlouhý, upřednostněte své úkoly, delegujte ty, které mohou být, označte ty, které můžete splnit doma, pak se zaměřte na ty nejdůležitější a poskytněte si časový rámec pro dokončení. Vědět, kdy je nejlepší soustředit se na jeden úkol najednou a kdy je nejlepší multitask.

  1. Trvejte na programu a harmonogramu

Na pracovišti ztrácí čas zaměstnanců jen velmi málo věcí a jedna z nich jsou neplánovaná setkání. Nezúčastněte se žádné schůzky bez programu jednání. Žádost o program schůzky a časový harmonogram dopředu, abyste se mohli připravit na schůzku dopředu, pokud jde o to, jak dlouho budete na schůzi potřebovat. Možná budete potřebovat jen pár minut nebo vaše účast na schůzce není nutná.

  1. Aplikujte princip One-Touch na e-mail a papír : Když obdržíte kus papíru nebo e-mail, rozhodněte se jej okamžitě a úplně zúčastnit. Podívejte se na úkoly, které lze delegovat, a podle toho je delegujte.

14. Nedovolte, aby vás důležité informace přetahovaly dolů

Projekty často trvají déle, než by měly jednoduše proto, že zaměstnanci tráví příliš mnoho času drobnými detaily. Je dobré být perfekcionista, ale když vás malé detaily začnou táhnout dolů, je čas jednat. Jakmile jste byli schopni překonat nutkání často přezkoumávat a zkoumat práci, kterou jste udělali; ujistěte se, že hlavní práce bude provedena nejdříve, poté si můžete zkontrolovat a v případě potřeby provést opravy.

15 . Aby se klíčové úkoly staly návyky

Každý zaměstnanec má tyto každodenní klíčové úkoly, které jeho práce vyžaduje; jednoduše udělejte z těchto úkolů rutinu a zjistíte, jak rychle je jejich splnění dosáhnete.

16. Buďte si vědomi délky televizního / internetového / herního času

Ano, je dobré si odpočinout, bavit se a užívat si, ale když televizi, videohry a internet začnou ovlivňovat vaši produktivitu, je čas se přizpůsobit. Buďte si vědomi času, který na ně trávíte, zejména ve dnech, kdy si vezmete práci domů. Nedopusťte, aby čas, který na ně strávíte, zasahoval do vašeho pracovního času.

17. Stanovte časový limit pro dokončení úkolu

Ve většině případů má každý úkol termín, vždy si předem stanovte termín, který je od vás vyžadován a disciplinovaný. Díky tomu budete moci splnit své úkoly před termínem. Také na projektech, kde nemáte konkrétní termíny, si dejte termín a pracujte na tom.

Vytvořte časový rámec pro každou fázi úkolu a dodržujte ho. Nezačínejte úkol a nedospějte k závěru, že budete hotovi po dokončení. Dopřejte si konkrétní čas, který chcete s úkolem udělat, šetří to čas.

18. Mezi úlohami nechte vyrovnávací paměť

Když se zcela pohřbíte ve svých úkolech a spěcháte od úkolu k úkolu, aniž byste mezi nimi vdechli, je často obtížné soustředit se a přicházet s novými nápady. Vždy se trochu osvěžte, abyste měli dostatek motivace, energie a čerstvosti, abyste dosáhli nejlepších výsledků.

  1. Spravujte očekávání ostatních lidí

Pokud jste typ, který vždy upustí vše, co dělá, aby pomohl ostatním, osobě, která vždy přijímá pomoc ostatním při plnění jejich úkolů, máte vždy volný čas na návštěvu návštěvníků, i když to není vaše povinnost atd. .

Když takto postupujete v práci, vaši kolegové by předpokládali, že budete tyto věci vždy dělat, a očekávali byste, že budete jednat tímto způsobem, protože to funguje v jejich prospěch, ale na druhou stranu byste se mohli připravovat na špatné řízení času a nedostatek produktivity.

Nepoužívejte čas, ve kterém chcete pracovat na svém úkolu, abyste svým kolegům pomohli s jejich prací. Pomozte ostatním ve vašem volném čase.

20. Zavřete svůj den

Dobře, tři hlavní body jsou:

  • Posoudit
  • Znovu upřednostnit
  • Připravit

Bez ohledu na to, kolik času opustíte kancelář, odložte poslední hodinu nebo 30 minut nebo dokonce 15 minut před odjezdem domů, abyste zhodnotili svůj výkon za celý den.

Ačkoli většina organizací má strukturované hodnocení zaměstnanců, je však důležité, abyste si prohlédli své úspěchy a nedostatky za daný den, dalo by se vám to však vědět, jak dobře jste udělali a oblasti, které je třeba zlepšit a jaký úkol musíte převést. do následujícího dne. Můžete mít deník vlastního hodnocení.

Nejenže vám to pomůže s časovým managementem, ale také se z vás stane výborně organizovaný zaměstnanec. Pomohlo by vám to být vždy v klidu a připraveni. Necháte svůj stůl v klidu, protože máte představu o tom, co se dnes stalo a co se stane příští den.

Znovu nastavit priority : zkontrolovat seznam úkolů / priorit, vyjmout úkoly a cíle, které jste dosáhli, zkontrolovat harmonogram rychlých termínů, dokumentovat problémy, které se objevily během dne, včetně toho, co s nimi musíte udělat a jak.

Připravte se : připravte se na další den.


Populární Příspěvky