Podle výzkumu si asi 50 procent zaměstnanců myslí, že schůzky jsou největší ztrátou času při práci - a číslo jedna zabiják produktivity.
Zde nemluvíme o konferencích, seminářích a schůzích správní rady, které jsou obvykle dobře naplánované. Mluvíme o těch interních setkáních zaměstnanců, které obvykle trvají několik hodin, ale nejsou vždy nutné.
Je samozřejmé, že obchodní jednání poskytují cestu k projednání důležitých otázek o společnosti a všem, které s ní souvisejí, ale tato setkání mají tu nevýhodu, že zabijí produktivitu zaměstnanců i vedoucích pracovníků. To vysvětluje, proč odborníci doporučili zrušení většiny obchodních jednání jako způsob zvýšení produktivity. Zde je 10 důvodů, proč obchodní jednání zabíjejí produktivitu:
10 důvodů, proč obchodní schůzky zabíjejí produktivitu
1. Obchodní jednání ztrácí čas
Jak již bylo uvedeno dříve, většina obchodních jednání zabírá značnou část pracovní doby zaměstnance a ponechává jim velmi málo času na dokončení důležitých úkolů. Pro vedoucí pracovníky je to ještě horší - více než polovina času v práci se tráví na jednom nebo druhém setkání, ať už se zaměstnanci nebo třetími stranami, jako jsou zákazníci, dodavatelé a obchodní partneři. Ve skutečnosti je jedním z charakteristických rysů dnešních vedoucích pracovníků obchodu to, že tráví většinu času na obchodních jednáních.
2. Většina obchodních jednání nevytváří žádný akční plán
Po schůzce by měl existovat akční plán, který nastíní a vysvětlí zásadní kroky, které je třeba podniknout. Ale bohužel většina schůzek skončí bez tohoto druhu plánu. A to vede k pořádání následných schůzek za účelem revize otázek, s nimiž by se jinak mělo jednat. Čím více schůzek se zaměstnanci a vedoucí pracovníci účastní, tím více produktivní pracovní doby ztratí.
3. Většina obchodních jednání není připravena
Většina obchodních schůzek se svolává, když je zřejmé, že organizátor nemá na schůzky nic společného. Chtějí jen mluvit o něčem, opomíjet skutečnost, že je to naprostá ztráta drahocenného času. Bez pevného plánu ohledně toho, o čem bude diskutováno na schůzce a na jak dlouho bude mít schůzka, budou projednány zbytečné otázky ( a další schůzka bude dokonce naplánována na jakékoli zbytky ) a nebude dosaženo žádného pozitivního.
4. Otázky projednávané na poslední schůzi jsou přezkoumány
To je jeden z nejčastějších důvodů, proč obchodní jednání zabírají více času, než je obvyklé. Otázky vznesené nebo projednávané na předchozí schůzi měly být předem šířeny a přečteny. Díky tomu bude jedna obchodní schůzka výstižným pokračováním předchozího - ne časově ztrátového opakování předchozího. Takže, vždycky si přečtěte ten nesmysl „ Čtení minut z poslední schůzky “ z vašeho programu schůzky.
5. Obchodní schůzky se někdy rozdělí na dílčí schůzky
Jsou chvíle, kdy obchodní jednání vyvolá další nové debaty a diskuse. I když je zcela normální, že se takové nové nápady nebo problémy objevují během setkání, je běžnou chybou, která jim umožňuje změnit směr setkání, vést k prodloužení doby schůzky a neproduktivních schůzek. A pro každé setkání, které nepřináší dobré výsledky, přijde mnoho dalších, dokud nebude dosaženo přijatelného cíle.
6. Lidé se stýkají na obchodních jednáních
Obchodní jednání zabíjejí produktivitu, protože trvá déle, než je obvyklé. A jedním z důvodů, proč se jim věnuje déle, je zbytečné socializace mezi účastníky. Lidé se ptají svých kolegů, co udělali během víkendu, kdy by se tyto otázky mohly položit během oběda.
7. Některé body schůzek se opakují z hloupých důvodů
Dalším důvodem, proč většina obchodních jednání trvá příliš dlouho, je zbytečné opakování toho, o čem se diskutovalo, takže někdo, kdo přišel na schůzku nebo byl na poslední schůzce nepřítomen, by pochopil, odkud schůzka směřuje. Je to jemný způsob, jak zanedbat význam času ostatních lidí. Bez ohledu na to, jak důležitá je pro firmu jednotlivec, měl by existovat alternativní způsob, jak jim sdělit, co na schůzce chybělo.
8. Většina setkání jsou brainstormingová sezení
Pokud podnik potřebuje dosáhnout určitého cíle a potřebuje nápady od zaměstnanců a vedoucích pracovníků o tom, jak tohoto cíle dosáhnout, může být za tímto účelem svoláno obchodní jednání. Avšak tam, kde se většina organizátorů obchodu mýlí, je použít schůzku jako cestu k vymýšlení nových nápadů. To by vždy vyžadovalo čas, zejména proto, že většina zaměstnanců musí brainstorming pro nápady na místě - něco, na co nebyli připraveni. V ideálním případě by měla být agenda sdělena účastníkům, takže každý přichází s vlastními nápady.
9. Technologie prodlužuje většinu schůzek
Většina obchodních jednání je nepřiměřeně prodlužována potřebou opravit projektor nebo potřebou hledat na webu nějaké informace nebo potřebou organizátora přijmout hovor. Všechny tyto věci zvyšují celkovou dobu strávenou na obchodních jednáních.
10. Většina obchodních schůzek se koná pro informační účely: Obchodní schůzky by se měly konat za účelem rozhodování. Čtení nepotřebných informací z prezentace aplikace PowerPoint nebo vyprávění historie společnosti ztratí jen čas.